Im zunehmend digitalen Zeitalter verändert Banking-as-a-Service (BaaS) die Art und Weise, wie Finanzdienstleistungen erbracht werden grundlegend. Diese moderne Form der Zusammenarbeit zwischen traditionellen Banken und FinTechs bringt nicht nur innovative Produkte und Services hervor, sondern stellt auch die etablierten Prozesse, wie etwa die Kontenabstimmung, vor neue Herausforderungen. Genau hier liegt die Besonderheit und Komplexität des Reconciliation-Prozesses im Banking-as-a-Service. Um das Thema besser zu verstehen, ist es wichtig, zunächst den Zweck und die Bedeutung der Kontenabstimmung im traditionellen Bankwesen zu begreifen. Kontenabstimmung ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Bankoperation, denn sie sichert die Genauigkeit und Vollständigkeit der finanziellen Aufzeichnungen.
Jede Transaktion, die in einem Bankkonto stattfindet, muss korrekt erfasst und mit den ihnen zugrunde liegenden Daten abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass der angezeigte Kontostand wirklich mit den tatsächlichen Buchungen übereinstimmt. Dieses Vorgehen schafft Vertrauen bei den Kunden und verhindert finanzielle Unstimmigkeiten, die im schlimmsten Fall zu Verlusten oder Streitigkeiten führen können. In traditionelleren Bankumgebungen ist die Kontenabstimmung relativ geradlinig, da die Menge und Art der Transaktionsquellen begrenzt sind, etwa Überweisungen, Karten, Schecks oder Lastschriften. Mit dem Aufkommen von Banking-as-a-Service, einem Modell, das Banken und FinTech-Unternehmen erlaubt, tiefer und flexibler miteinander zu arbeiten, wird die Kontenabstimmung vielschichtiger und anspruchsvoller. In BaaS-Kooperationen verwalten Banken oft sogenannte FBO-Konten („For Benefit Of“).
Darin werden die Kundengelder vieler verschiedener Endnutzer gebündelt, was in der Kernbank nur als eine Gesamtsumme sichtbar ist. Die genauen Aufschlüsselungen der einzelnen Kundenguthaben befinden sich jedoch in sogenannten Sub-Ledgern, die typischerweise außerhalb des Bankkerns liegen und von den FinTech-Partnern verwaltet werden. Diese Sub-Ledger sind maßgeblich für den täglichen Betrieb und die Transparenz gegenüber Endkunden, was jedoch bedeutet, dass anstelle der gewohnten zweifachen Abstimmung zwischen Kerndaten und Transaktionsquelle im BaaS-Modell eine dreifache Abstimmung erforderlich wird. Es müssen die Bank-Hauptbücher, das Sub-Ledger der FinTechs und die ursprünglichen Transaktionsdaten auf Übereinstimmung überprüft werden. Diese zusätzliche Komplexität ist nicht nur eine Herausforderung im Prozessmanagement, sondern bringt auch technische Anforderungen mit sich.
Kontenabstimmung in BaaS verlangt ein hohes Maß an Datenintegration und Vergleichbarkeit. Jeder dieser drei Datenquellen kann unterschiedliche Datenformate, Transaktionscodes und Zeitebenen aufweisen. Um diese Unterschiede zu überbrücken, kommt Data Normalization zum Einsatz – ein Prozess, bei dem alle eingehenden Transaktionsdaten in ein einheitliches Format überführt werden, sodass sie als „gleiches Obst“ verarbeitet werden und damit eine sinnvolle Abstimmung ermöglichen. Ohne solche Vereinheitlichung ist es nahezu unmöglich, eine effiziente und fehlerfreie Abstimmung durchzuführen. Neben der Einführung eines dritten Hauptbuchs und der Notwendigkeit der Daten-Normalisierung zeigt sich ein weiterer wesentlicher Unterschied im partnerschaftlichen Modell, das BaaS kennzeichnet.
Traditionell operiert eine Bank bei der Kontenabstimmung meist autark – das interne Team kümmert sich um alle Vorgänge von der Transaktionsüberprüfung bis zur Behebung etwaiger Diskrepanzen. Im BaaS-Modell hingegen übernehmen unterschiedliche Organisationen Teile der Wertschöpfungskette. Banken und FinTechs müssen eng kooperieren und offene, transparente Kommunikationswege schaffen, um bei Diskrepanzen oder Problemen schnell und vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. Hier ist der Aufbau und Erhalt von gegenseitigem Vertrauen ein zentraler Erfolgsfaktor, denn es geht um sensible Finanzdaten, die nicht nur präzise abgestimmt, sondern auch sicher ausgetauscht werden müssen. Innovative FinTechs bringen zudem eine größere Vielfalt an Zahlungsmethoden und Transaktionswegen in das Ökosystem ein, was die Quellen der Transaktionsdaten deutlich erweitert.
Während Banken meist mit bewährten Zahlungssystemen wie ACH, SWIFT-Wire-Transfers, Schecks oder Karten arbeiten, setzen FinTechs auf vielfältige und teilweise neuartige Zahlungsmechaniken, die über zusätzliche schichtübergreifende Drittanbieter und Plattformen abgewickelt werden. Das bedeutet, die Banken müssen darauf vorbereitet sein, eine Vielzahl von verschiedenen Datei- und Datentransferformaten zu verarbeiten und gleichzeitig die Datenkonsistenz sicherzustellen. Dieses breite Spektrum macht es erforderlich, Reconciliation-Systeme anzupassen und technologisch auszubauen. Die steigende Anzahl und Vielfalt an Quellen führt dazu, dass die Abstimmungskomplexität exponentiell wächst. Fehler in diesem Prozess können gravierende Konsequenzen nach sich ziehen, darunter falsche Kontostände, eingeschränkter Zugang zu Geldern für Kunden und im schlimmsten Fall finanzielle Schäden oder Vertrauensverlust.
Die öffentlich gewordene Insolvenz von Anbietern wie Synapse hat eindrucksvoll gezeigt, wie wachsam Sponsorbanken und FinTechs bei der Handhabung dieser Prozesse sein müssen. Es hat sich deutlich herauskristallisiert, dass die Integrität und Genauigkeit der Daten und Systeme nicht nur technisch gelöst werden muss, sondern auch organisatorisch und prozessual von vorne herein eingebettet sein sollte. Im Zuge dessen entstehen auch technologische Lösungen und spezialisierte Plattformen, die eigens für die Bedürfnisse im BaaS-Umfeld entwickelt wurden. Diese bieten Werkzeuge, mit denen Banken und FinTechs Transaktionen auf granularer Ebene überwachen und abstimmen können. Solche Plattformen unterstützen sowohl die Datenaggregation aus unzähligen Quellen als auch die Automatisierung der Normalisierung und Abstimmung, wodurch der Prozess effizienter, schneller und transparenter wird.
Zudem ermöglichen sie den Austausch von Informationen zwischen den Partnern in gesicherter und kontrollierter Weise. Deshalb sind moderne Reconciliation-Tools heute oftmals integraler Bestandteil erfolgreicher BaaS-Modelle. Die Zukunft des Bankings wird maßgeblich von der Fähigkeit abhängen, diese komplexen Abstimmungsprozesse mit hoher Präzision zu meistern. Nur so kann gewährleistet werden, dass Kunden jederzeit den korrekten Kontostand sehen, ihr Geld sicher verwahrt ist und regulatorische Anforderungen erfüllt werden. Die Weiterentwicklung der Infrastruktur rund um BaaS wird dabei auch die Wettbewerbsfähigkeit von Banken und FinTechs bestimmen.
