Unternehmen durchlaufen mit ihrem Wachstum eine faszinierende und zugleich herausfordernde Entwicklung. Während anfangs die Hauptmotivation darin besteht, schnell auf Kundenwünsche zu reagieren und Probleme pragmatisch zu lösen, geraten die Abläufe mit zunehmender Größe zunehmend unter Regulierung und Kontrolle. Themen wie Datenschutz, Compliance und Sicherheitsvorgaben sind zweifellos unerlässlich, um sowohl das Unternehmen als auch die Kunden zu schützen. Doch genau hier zeigt sich oft die Kluft zwischen dem ursprünglichen effizienten Arbeiten und der neu eingeführten Struktur – Prozesse, die einmal geschaffen wurden, um zu helfen, führen nicht selten zu einer Verlangsamung und Frustration. Der Punkt, an dem aus einer cleveren, funktionierenden Lösung ein starres Verfahren wird, markiert eine kritische Phase in vielen Organisationen und birgt wertvolle Lektionen, die es zu verstehen gilt.
Am Anfang stehen oftmals Workarounds – kreative, von Mitarbeitern entwickelte Lösungen, die entstandene Hürden umgehen oder das ursprüngliche Problem auf eine neue, praktischere Weise lösen. Diese von der Unternehmensstruktur oder den Compliancevorgaben noch nicht abgedeckten Wege entstehen aus dem Bedürfnis, flexibel und effizient zu bleiben, wenn bestehende Systeme sich als ungeeignet erweisen. Ein Beispiel hierfür ist der Zugang zu sensiblen Kundendaten. Während Mitarbeiter in kleinen Teams oftmals direkten Zugriff hatten, um Fehler zu beheben oder Kundenprobleme zu analysieren, werden mit zunehmendem Wachstum Daten häufig als personenbezogene Informationen deklariert, die streng geschützt werden müssen. So entsteht eine Sperre: Techniker und Entwickler erhalten keinen direkten Zugriff mehr und sind auf unflexible Berichte oder vorgefertigte Dashboards angewiesen.
Diese Einschränkung macht die Arbeit umständlich und verlängert die Reaktionszeit erheblich. Die natürliche Reaktion vieler Fachkräfte ist es, dennoch nach einer Lösung zu suchen – oft entsteht hier eine technische Umgehung, beispielsweise durch das automatisierte Auslesen von API-Daten über Scripts. Was anfangs nur ein persönliches Hilfsmittel für die tägliche Arbeit ist, wird oftmals schnell zu einem übergreifenden Werkzeug, das Teams unterstützt und die Effizienz steigert. Doch je sichtbarer diese Lösung wird, desto eher wird sie von der Unternehmensleitung überprüft und bewertet. Was vorher ein pragmatisches Erfolgsrezept war, wird plötzlich als Regelverstoß oder Sicherheitsrisiko betrachtet.
Der Versuch, das Workaround zu „fixen“, führt häufig nicht zur Integration der guten Aspekte, sondern zu einer Verfestigung der Prozesse, die Effizienz und Flexibilität einschränken. Eine ehemals einfache und anpassbare Lösung wird durch starre Genehmigungsverfahren ersetzt, die mehrere Schritte und Abstimmungen erfordern. Die Folge ist Frustration bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die spüren, dass ihr Engagement und ihre Kreativität nicht wertgeschätzt werden. Das eigentliche Problem liegt darin, dass Unternehmen Workarounds oft pauschal als unerwünschte Schlupflöcher sehen, statt sie als wertvolle Hinweise auf Optimierungspotenziale zu begreifen. Jeder Workaround ist ein Signal dafür, dass der bestehende Prozess nicht den tatsächlichen Anforderungen entspricht.
An diesem Punkt ist es essenziell, sich die Frage zu stellen: Warum war der Umweg notwendig? Was macht ihn besser als das offizielle Verfahren? Welche Aspekte lassen sich beibehalten und in die offiziellen Abläufe integrieren? Gerade in Zeiten der Digitalisierung und schnellen Marktveränderungen brauchen Unternehmen Systeme, die flexibel genug sind, um auf neue Herausforderungen reagieren zu können. Das starre Festhalten an einmal etablierten Prozessen kann Innovation ersticken und die Motivation der Belegschaft beeinträchtigen. Die Lösung liegt nicht darin, alle Abweichungen rigoros zu eliminieren, sondern vielmehr darin, konstruktiv mit ihnen zu arbeiten. Transparente Kommunikation ist hierbei unerlässlich. Mitarbeitende müssen ermutigt werden, ihre Erkenntnisse und verbesserten Lösungen offen zu teilen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben.
Führungskräfte sind aufgerufen, aktiv zuzuhören, den Kontext solcher Lösungen zu analysieren und gemeinsam mit den Teams Wege zu finden, um verantwortungsbewusst und sicher zu bleiben, dabei aber die ursprüngliche Effizienz und Flexibilität zu bewahren. Zusätzlich sollten Unternehmen moderne Technologien und Automatisierungen einsetzen, um die Balance zwischen Sicherheit und Agilität zu wahren. Anstatt Prozesse zu verkomplizieren, kann der gezielte Einsatz von Datenanalyse-Tools, rollenbasiertem Zugriff und dynamischen Berichtssystemen helfen, eine maßgeschneiderte Lösung zu finden, die sowohl Compliance-Anforderungen erfüllt als auch praktische Arbeitsweise ermöglicht. Ein weiterer essenzieller Punkt ist das Verständnis dafür, dass „das richtige Vorgehen“ nicht immer nur durch bürokratische Vorgaben definiert wird. Vielmehr sollte es eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse geben, bei der das Feedback aller Beteiligten einfließt.
Nur so bleibt ein Unternehmen wettbewerbsfähig und kann dauerhaft von den Innovationsimpulsen seiner Mitarbeitenden profitieren. Diese dynamische Herangehensweise fördert nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch die Unternehmenskultur, indem sie Vertrauen aufbaut und das Gefühl vermittelt, dass jedes Teammitglied wertgeschätzt wird. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Fixieren von Lösungen auf starre Prozesse ein zweischneidiges Schwert ist. Zwar sind Sicherheit und Compliance unverzichtbar, doch sollten sie niemals zum Hemmschuh für Innovation und pragmatische Lösungswege werden. Workarounds sind mehr als nur unerwünschte Umwege – sie sind Indikatoren für Verbesserungspotenziale und sollten als Ausgangspunkt für Anpassungen und Neugestaltungen dienen.
