Die rasante Entwicklung und Verbreitung von Künstlicher Intelligenz (KI) transformiert derzeit zahlreiche Bereiche in Unternehmen weltweit. Ein besonders dynamisches Feld ist dabei die Beschaffung, also der Einkauf von Waren und Dienstleistungen, der sich durch die Einführung von KI-Technologien tiefgreifend wandelt. Die Grundlage dieser Veränderungen bilden einerseits neue technologische Möglichkeiten und andererseits veränderte Anforderungen an Effizienz, Transparenz und strategisches Management. Unternehmen aller Größenordnungen sehen sich deshalb gezwungen, ihre Beschaffungspraktiken grundlegend zu überdenken und anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Potenziale der KI sinnvoll auszuschöpfen. Der vorliegende Text beleuchtet die wichtigsten Entwicklungen, Herausforderungen und Chancen, die mit der KI-gestützten Neuausrichtung des Procurement verbunden sind, und gibt praxisrelevante Einblicke für Entscheidungsträger in der Geschäftswelt.
Die Ausgangslage zeigt, dass die Mehrheit der Unternehmen stärker auf KI-basierte Lösungen setzt, wenn es um die Auswahl von Software und Dienstleistern geht. Dabei sind die Anforderungen an Transparenz, Nutzenbeleg und Datensicherheit gestiegen, so dass neue Evaluationsprozesse erarbeitet wurden, die strenger und zugleich technologieaffiner sind als früher. Besonders der Rückgriff auf große Sprachmodelle (Large Language Models) hat sich als ein immer wichtigeres Recherchewerkzeug etabliert, woraus sich eine unmittelbare Effizienzsteigerung ergibt. Unternehmen verzichten zunehmend auf klassische Suchmaschinen und konsultieren stattdessen KI-gestützte Systeme, um schneller und gezielter Informationen über potenzielle Lieferanten und Lösungen zu erhalten. Neben der Optimierung interner Abläufe verändert sich auch das Verhältnis zwischen Käufern und Anbietern.
Kunden zeigen mittlerweile Bereitschaft, für echte KI-Fähigkeiten höhere Preise zu zahlen, sofern diese durch messbare Produktivitätsgewinne oder innovative Mehrwerte belegt werden können. Die Zahlungsbereitschaft spiegelt sich auch darin wider, dass viele Unternehmen den Anbieterwechsel forcieren, um bessere KI-Funktionen und damit einen strategischen Vorteil zu erlangen. Das führt zu einem spannenden Wettbewerbsdruck auf Softwarehersteller und Dienstleister, die deshalb ihre Entwicklungs- und Vertriebsstrategien anpassen und verstärkt auf KI-kompatible Lösungen setzen. Generative und agentische KI-Anwendungen gewinnen dabei immer mehr an Bedeutung, da sie über reine Automatisierung hinausgehen und komplexe Entscheidungsprozesse aktiv unterstützen können. Die Transformation vom Pilotprojekt hin zum produktiven Einsatz gestaltet sich allerdings oft als herausfordernd.
Zahlreiche IT-Entscheider berichten, dass sie die Einführung von KI-Projekten in Teilen zu schnell vorangetrieben haben. Der erhöhte Druck von C-Level-Führungskräften und Investoren, Innovationen zeitnah zu realisieren, führt gelegentlich dazu, dass grundlegende Probleme aus früheren Initiativen nicht ausreichend adressiert wurden. Daraus entstehen Risiken in Bezug auf Datenqualität, Integration und Governance, die nachhaltigen Erfolg gefährden können. Entsprechend wird von Experten empfohlen, einen bewussten und methodischen Ansatz zu verfolgen. Die Entwicklung von Datenkompetenz innerhalb der Organisation und die Etablierung strengerer Bewertungskriterien für KI-Tools sind hierbei zentrale Erfolgsfaktoren.
Die Gefahr, sich von Anbietern zu stark beeinflussen zu lassen, ist dabei nicht zu unterschätzen. Marketing- und Vertriebsstrategien führender Anbieter wie Salesforce mit hunderten zusätzlichen Vertriebsmitarbeitern unterstreichen den zunehmenden Druck auf Käuferunternehmen. Die kritische und unabhängige Prüfung der angebotenen Lösungen zählt deshalb zu den wichtigsten Aufgaben von Beschaffungsteams. Flexibilität, strategisches Denken und eine klare Fokussierung auf den Nutzen der AI-Anwendungen helfen dabei, Fehlentscheidungen zu vermeiden und den Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu sichern. Unternehmen, die diese Herausforderungen erfolgreich meistern, profitieren von einer deutlichen Steigerung der Effizienz, geringeren Kosten und einer besseren Risikoerschätzung bei der Lieferantenauswahl.
KI ermöglicht eine tiefere Analyse großer Datenbestände, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Auch im Bereich der Nachhaltigkeit und Compliance bieten KI-Systeme wertvolle Unterstützung, zum Beispiel durch die Überwachung von Lieferketten und die Sicherstellung von Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Insgesamt ist die Integration von KI in die Beschaffung kein kurzfristiger Trend, sondern eine grundlegende Anpassung an die Zukunft der Arbeit und der Geschäftsprozesse. Unternehmen, die sich frühzeitig und strategisch positionieren, sichern sich Wettbewerbsvorteile und Innovationspotenziale. Dies setzt allerdings voraus, dass Management und IT-Abteilungen eng zusammenarbeiten, um organisatorische Hürden abzubauen und einen Kulturwandel hin zu datengetriebenem und technologiegestütztem Arbeiten zu fördern.
Ausblickend bleibt spannend, wie sich mit fortschreitender KI-Entwicklung die Rolle der Beschaffung weiterentwickelt. Die Kombination von menschlicher Expertise und intelligenten Systemen verspricht nicht nur Effizienzsteigerungen, sondern auch eine höhere Agilität bei der Anpassung an volatile Märkte und komplexe Anforderungen. Die Verfügbarkeit umfangreicher Daten und deren intelligente Nutzung wird dabei eine zentrale Rolle spielen. Zeitgleich gilt es, ethische Fragestellungen, Datenschutz und Transparenz weiterhin aktiv zu adressieren, um das Vertrauen aller Stakeholder zu sichern. Zusammengefasst steht die Beschaffung vor einem tiefgreifenden Wandel, der weit über technische Neuerungen hinausgeht.
Er erfordert eine neue strategische Ausrichtung, gezielte Weiterqualifikation der Mitarbeiter und eine klare Governance. Wer diese Herausforderungen annimmt, gestaltet die Zukunft des Unternehmens erfolgreich mit und nutzt das volle Potenzial der Künstlichen Intelligenz.
