Excel bleibt eines der wichtigsten Werkzeuge für Daten- und Business-Analysten weltweit. Wer in diesem Berufsfeld erfolgreich sein möchte, braucht nicht nur ein gutes Verständnis der Daten an sich, sondern vor allem auch eine hohe Kompetenz im Umgang mit den richtigen Excel-Formeln. Diese Fähigkeiten erlauben es, komplexe Sachverhalte zu transformieren, effizient auszuwerten und klare Antworten auf geschäftliche Fragestellungen zu liefern. Das Jahr 2021 bringt keine grundlegenden Änderungen im Bereich der grundlegenden Formeln, doch die Anwendung und das Zusammenspiel bestimmter Funktionen werden für angehende Analysten immer entscheidender. Eine der Formeln, die in nahezu jeder Datenanalyse zum Einsatz kommt, ist die SUMIFS-Funktion.
Sie erleichtert das Berechnen von Summen für Werte, die mehreren Kriterien entsprechen, ohne dass man mühsam filtern oder auswerten muss. Unternehmen fragen beispielsweise oft nach Umsatzzahlen für ein spezielles Produkt in einer bestimmten Region und innerhalb eines konkreten Zeitraums. SUMIFS bietet genau hierfür eine elegante Lösung, die Mehrfachbedingungen berücksichtigt. Durch ihre flexible Syntax lässt sie diverse Bedingungen verschachteln und macht so komplexe Abfragen möglich, ohne mehrere Schritte oder Zwischensummen zu benötigen. Eng mit SUMIFS verbunden sind Funktionen wie COUNTIFS und AVERAGEIFS, die es ermöglichen, Werte zu zählen oder Durchschnittswerte berechnen zu lassen, wiederum unter mehreren Bedingungen.
Solche Mehrfachkriterien-Funktionen sind in modernen Excel-Versionen weit verbreitet und bilden einen Grundstock für interaktive Berichte, bei denen Filterungen und Segmentierungen dynamisch vom Anwender gesteuert werden. Das macht den Analyseprozess nicht nur schneller, sondern auch sicherer und transparenter. Ein weiterer unverzichtbarer Baustein sind die Lookup-Funktionen. Für viele Analysten sind VLOOKUP und die neuere Version XLOOKUP absolute Alleskönner, wenn es darum geht, in großen Datentabellen Werte zu finden und entsprechende Informationen abzurufen. Die Besonderheit von XLOOKUP liegt darin, dass es flexibler und intuitiver als VLOOKUP ist.
Beispielsweise erlaubt es das Nachschlagen nach links und rechts sowie die Rückgabe von mehreren Ergebnissen oder einen Ersatzwert, falls kein Treffer gefunden wird. Wer sich mit Excel intensiv beschäftigt, sollte beide Funktionen verstehen und beherrschen, da sie immer wieder in Reports, Dashboards und Automatisierungen auftauchen. Die Einführung von dynamischen Array-Funktionen mit Excel 365 hat die Art und Weise, wie Analysten mit Daten umgehen, revolutioniert. Funktionen wie FILTER, SORT und UNIQUE sind nun in der Lage, mehrere Ergebnisse gleichzeitig zurückzugeben und diese automatisch in angrenzende Zellen auszuweiten, auch bekannt als Spill-Verhalten. Das erleichtert nicht nur die Arbeit mit Teilmengen von Daten, sondern ermöglicht auch kreative Analyseansätze, ohne dass man manuell mit erweitertem Range oder komplexen Matrixformeln hantieren muss.
Analysten stellen jedoch oft Entscheidungsmodelle dar, die über einfache Berechnungen hinausgehen. Daher sind die IF- und IFS-Formeln von zentraler Bedeutung, um Business-Logik abzubilden. Sie helfen dabei, unterschiedliche Szenarien zu bewerten und unterschiedliche Ergebnisse je nach Eingangswerten auszugeben. Dabei lassen sich IF-Funktionen auch verschachteln, sodass komplexe Entscheidungsbäume oder Kategorisierungen realisiert werden können. Diese Fähigkeit, Formeln zu verschachteln, ist eine Kunst an sich und für Analysten ein Muss, um individuelle Anforderungen und Geschäftsregeln sauber umzusetzen.
Grundlegende arithmetische Operatoren werden oft unterschätzt, sind aber essenziell. Plus, Minus, Mal, Geteilt sowie Potenzen und Klammern für eine genaue Reihenfolge der Berechnungen bilden die Basis jeder Formel. Darüber hinaus ist die Verkettung von Text mit dem &-Operator und die Nutzung von Prozentzeichen sowie relativen und absoluten Zellbezügen mit $-Symbol entscheidend für die Stabilität und Dynamik bei Kopiervorgängen. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen, denn nur wer diese Grundlagen verinnerlicht hat, kann saubere und fehlerfreie Excel-Modelle bauen. Die Bearbeitung von Textdaten gehört ebenso zum Alltag eines Analysten.
Dafür sind Funktionen wie LEFT, RIGHT und MID essentiell, um spezifische Zeichenfolgen aus Zellen auszuwählen. TRIM hilft, unerwünschte Leerzeichen zu beseitigen, während SUBSTITUTE zum Ersetzen bestimmter Textfragmente verwendet wird. Weitere nützliche Funktionen sind LEN zur Ermittlung der Textlänge sowie FIND, mit der man die Position eines Textes innerhalb eines anderen Textes herausfinden kann. Oft stellen Textfunktionen den Schlüssel dar, um aus unstrukturierten Rohdaten verwertbare Informationen herauszufiltern. Da viele Analysen zeitbezogene Berechnungen erfordern, sind Datums- und Zeitfunktionen nicht wegzudenken.
NETWORKDAYS und WORKDAY erlauben die Berechnung von Arbeitstagen zwischen zwei Terminen beziehungsweise das Ermitteln eines Enddatums, wenn man einen Zeitraum von Arbeitstagen eingegeben hat. Die erweiterte Version NETWORKDAYS.INTL ermöglicht die Anpassung an individuelle Wochenendarbeitstage, was vor allem international agierenden Unternehmen zugutekommt. Ebenso hilfreich ist die Arbeit mit Datumsfunktionen wie DATE, YEAR, MONTH und DAY, um mit Datumsangaben zu rechnen, diese zu extrahieren oder dynamisch zu erzeugen. In der Welt des Rankings und der statistischen Auswertungen spielen Funktionen wie SMALL, LARGE, MIN, MAX und RANK eine herausragende Rolle.
Sie bieten die Möglichkeit, Werte an speziellen Positionen in einer Liste zu finden, wie etwa den zweitgrößten Umsatz oder den drittschnellsten Läufer. Durch die Kombination dieser Funktionen lassen sich Trendanalysen, Wettbewerbsvergleiche sowie Leistungsbewertungen zuverlässig automatisieren. Fehler sind unvermeidbar, gerade bei datenintensiven Prozessen. Hier zeigt sich die Bedeutung der IFERROR-Funktion, die es ermöglicht, Fehlermeldungen elegant zu fangen und durch benutzerdefinierte Werte oder Meldungen zu ersetzen. Dadurch bleiben Berichte sauber und verständlich, insbesondere wenn Datenfehler oder fehlende Einträge in Lookup-Tabellen vorkommen.
IFERROR trägt somit erheblich zur Professionalisierung von Analysen bei, indem es die Fehlerbehandlung integriert. Als Ergänzung zu den erwähnten Standardformeln sind noch einige Bonus-Formeln zu nennen, die den Arbeitsalltag erleichtern und erweitern. OFFSET etwa erlaubt das Erzeugen dynamischer Bereiche, was etwa bei Diagrammen oder wechselnden Datenlisten sehr hilfreich ist. SUMPRODUCT nutzt die Kraft der Array-Berechnung, um komplexe Mehrfachkriteriensummen und Vergleiche durchzuführen. Schließlich sind SUBTOTAL-Funktionen besonders praktisch, wenn mit gefilterten Listen gearbeitet wird, da diese nur sichtbare Daten berücksichtigen.
Neben der Beherrschung dieser Formeln ist auch das Verständnis von Konzepten wie absoluten und relativen Zellverweisen wichtig. Das richtige Setzen von Dollarzeichen spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch unangenehme Fehler beim Kopieren von Formeln über Zeilen und Spalten hinweg. Ebenso sollten angehende Analysten auch den Umgang mit Excel-Tabellen und deren strukturierten Verweisen (@, # usw.) lernen, um moderne und übersichtliche Modelle zu erstellen. Viele angehende Analysten unterschätzen die Macht von Formeln, die auf booleschen Werten basieren.
Indem sie Wahrheitswerte direkt in Berechnungen einfließen lassen, können viele IF-Abfragen ersetzt werden, was die Formeln kürzer und performanter macht. Dies ist besonders nützlich bei Pivot-Tabellen oder bei der Erstellung von Hilfsspalten zur Datenvorbereitung. Es gibt oft Diskussionen, welche Formeln in der Praxis am wertvollsten sind. Während SUMIFS, VLOOKUP, XLOOKUP und IF-Funktionen meist ganz oben stehen, bieten auch INDEX und MATCH effiziente Alternativen für Zeilen- und Spaltenqueries, insbesondere wenn die Datenstruktur komplexer wird. INDEX und MATCH erlauben flexiblere Suchvorgänge ohne die Einschränkung, dass Lookup-Werte zwingend in der ersten Spalte stehen müssen.
Durch das Kombinieren der beiden Funktionen lassen sich robuste und erweiterbare Lösungen realisieren, die in großen Datenmodellen bevorzugt werden. Neben den Formeln gewinnen auch sogenannte Array-Formeln zunehmend an Bedeutung. Obwohl sie komplexer sind, bieten sie Lösungen, die mit Standardfunktionen nicht möglich sind. Ein Beispiel ist das Summieren von Werten, die eine Kombination mehrerer Bedingungen erfüllen, wobei eine einfache SUMIFS-Funktion an Grenzen stößt. Moderne Excel-Versionen integrieren dynamische Arrays, die das Schreiben solcher Formeln deutlich vereinfachen und die Effizienz bei der Datenverarbeitung steigern.
Der Weg zum professionellen Analysten führt nicht nur über das Erlernen der Formeln allein, sondern auch über das Verstehen der dahinterliegenden Logik und die Fähigkeit, komplexe Geschäftsprobleme mithilfe von Excel zu modellieren. Das Aneignen dieser Fähigkeiten wird durch Ressourcen wie Trainings, Videos und praktische Beispiele unterstützt. Wer diese essenziellen Formeln gemeistert hat, befindet sich deutlich vor vielen anderen Anwendern und ist in der Lage, qualitativ hochwertige Datenanalysen zu liefern, die in Unternehmen einen hohen Mehrwert schaffen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Schlüssel für angehende Analysten im Jahr 2021 die Kombination aus klassischen Formeln wie SUMIFS und SVERWEIS (VLOOKUP), modernen Funktionen wie XLOOKUP und dynamischen Arrays sowie soliden Kenntnissen über Fehlerbehandlung und Textbearbeitung ist. Hiermit schaffen sie eine Basis, um auch anspruchsvolle Analysen zu erstellen und flexibel auf wechselnde Anforderungen zu reagieren.
Die Investition in diese Fähigkeiten zahlt sich langfristig aus, denn sie bildet das Fundament für Effizienz, Genauigkeit und Erfolg im Arbeitsalltag eines jeden Analysten.
