Im heutigen digitalen Zeitalter sind effiziente Wissensmanagementsysteme für Unternehmen unerlässlich geworden. Die Herausforderung, Informationen innerhalb von Teams schnell zugänglich und leicht bearbeitbar zu machen, spielt eine zentrale Rolle in der Produktivität. Genau hier setzte Ich mit Perfect Wiki an – einer SaaS-Lösung, die speziell für Microsoft Teams entwickelt wurde und es Unternehmen ermöglicht, ihre interne Wissensbasis komfortabel direkt in der Microsoft Teams-Umgebung zu verwalten. Mein Name ist Ilia Pirozhenko, und ich möchte die Entstehungsgeschichte von Perfect Wiki erzählen, die Herausforderungen aufzeigen und praktische Einblicke geben, wie ich es geschafft habe, ohne externe Investoren einen Jahresumsatz von 250.000 US-Dollar zu erzielen.
Der Ursprung der Idee liegt in einer simplen Beobachtung: Das integrierte Wiki von Microsoft Teams wurde von vielen Nutzern als sperrig, langsam und wenig benutzerfreundlich empfunden. Die Alternativen auf dem Markt waren entweder nicht tief genug integriert oder zu komplex für den Alltag. Genau dieses ungelöste Problem entfachte den Wunsch, eine schlanke, übersichtliche und leicht zugängliche Lösung zu schaffen, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag eingliedert und keine zusätzlichen Barrieren im Workflow hervorruft. Der Wandel durch Corona und die damit verbundene Umstellung auf Remote-Arbeit beschleunigten die Nachfrage nach digitalen Tools enorm. Viele Unternehmen suchten nach besseren Wegen, Dokumente, Prozesse und internes Wissen zu organisieren.
Vor diesem Hintergrund startete ich mit einem ersten Projekt – eine Übersetzer-App für Zoom, die sich jedoch aufgrund mangelnder Plattformaktivität und begrenztem Wachstumspotenzial nicht durchsetzen konnte. Der Schritt zur Microsoft Teams-Marktplatz-App eröffneten jedoch ganz neue Horizonte. Dort herrschte reges Nutzerengagement und die Suchfunktion innerhalb des Marktplatzes ermöglichte es Kunden, gezielt nach Begriffen wie „Wiki“ zu suchen. Durch diese direkte Suchanfrage wurde Perfect Wiki schnell und sichtbar, was den Markteintritt stark erleichterte. Technologisch basiert Perfect Wiki auf Node.
js mit Express für das Backend und React für das Frontend. Diese bewährten Technologien ermöglichten eine zügige Entwicklung bei hoher Performance und Stabilität. Bereits nach knapp drei Wochen stand die erste Version bereit, inklusive Essenzieller Features wie Seitenbearbeitung und einer schnellen Volltextsuche – einem entscheidenden Vorteil gegenüber der Microsoft-Standardlösung. Nur wenige Tage nach Veröffentlichung wurde die erste bezahlte Lizenz erworben, was die Marktbedürfnisse bestätigte und das Wachstum einläutete. Die Entwicklung von Perfect Wiki war kein Sprint, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
Monetär begann der Erfolg mit einem eher bescheidenen Einkommen, entwickelte sich jedoch schrittweise zu einem Umsatz von etwa 250.000 Dollar jährlich. Dabei wurde das Produkt nicht nur in den USA, Kanada, Großbritannien und Deutschland genutzt, sondern fand auch zunehmend internationale Kunden. Dies zeigt, wie wichtig ein klar definiertes Produkt für eine Nische ist, die bisher unzureichend bedient wurde. Eine der größten Stärken von Perfect Wiki ist die enge Integration.
Im Gegensatz zu anderen Wissensmanagement-Plattformen wie Confluence oder Notion, bei denen Nutzer oft eine separate Webseite oder App öffnen müssen, bleibt alles in Microsoft Teams sichtbar und leicht zugänglich. Diese Nutzerfreundlichkeit führt zu einer deutlich höheren Akzeptanz und einer organischen Verbreitung innerhalb von Unternehmen. Interessant ist auch der Umgang mit Feedback und Produktverbesserungen. Der Dialog mit Nutzern findet aktiv statt, unter anderem durch regelmäßige Feedbackgespräche, Demo-Durchläufe und Nutzerumfragen. Dabei wird nicht blind neue Features hinzugefügt, sondern basierend auf echten Nutzerwünschen entschieden.
Ein Beispiel dafür ist die Einführung einer Seitensuche und eines wöchentlichen Newsletters, nachdem mehrere Kunden diese Funktionen explizit angefragt hatten. Dieses agile, kundenorientierte Vorgehen sorgt dafür, dass Entwicklungskapazitäten effizient eingesetzt werden und die Nutzerbindung steigt. Trotz des Erfolgs arbeitet das Unternehmen mit einem sehr kleinen Team. Nur zwei Personen sind fest involviert: Ich kümmere mich um Entwicklung und Produktstrategie, und mein Kollege übernimmt den Kundensupport. Größere Marketing- und Contentaufgaben werden extern vergeben.
Dieses schlanke Setup ermöglicht schnelle Entscheidungswege und agile Reaktionen auf Kundenbedürfnisse ohne unnötige Bürokratie. Das zeigt, dass High Revenue nicht zwingend ein großes Team oder massive Investitionen voraussetzt. Finanziell ist das Geschäftsmodell nachhaltig und überschaubar. Monatliche Ausgaben für Cloud-Dienste, Suchtechnologien und gelegentliche Dienstleister belaufen sich zusammengenommen unter 3.000 US-Dollar.
Dem stehen Einnahmen von rund 25.000 US-Dollar pro Monat gegenüber, wodurch die operative Marge sehr hoch ausfällt. Diese Effizienz ist das Ergebnis bewusst einfacher Produktgestaltung ohne unnötigen Overhead. Aus den Erfahrungen mit Perfect Wiki habe ich einige wichtige Lektionen gezogen, die vor allem für Gründer kleiner Softwareunternehmen relevant sind. Erstens ist der Fokus auf eine spezielle Zielgruppe und deren wirklich dringende Probleme entscheidend.
Breite und allgemein gehaltene Produkte sind oft schwerer zu vermarkten und zu pflegen. Zweitens gewinnt Einfachheit: Eine schlanke Featureliste, die exakt die Bedürfnisse erfüllt, stellt sicher, dass das Produkt stabil bleibt und die Nutzer nicht mit unnötigen Optionen überfordert werden. Drittens zahlt sich echte Nähe zum Nutzer aus – die direkte Kommunikation ermöglicht schnelle Tests von Ideen und verhindert Fehlinvestitionen in Funktionen, für die kein Bedarf besteht. Rückblickend hatte ich keine ausgedehnten Ambitionen, sondern wollte ursprünglich ein stabiles Nebeneinkommen erzielen, das ungefähr meinem früheren Gehalt entspricht. Dass Perfect Wiki sich daraufhin zu einem rund 250.
000 Dollar Jahresumsatz entwickeln würde, war mehr als erwartet, freut mich aber umso mehr. Dabei habe ich bewusst auf Fremdfinanzierung verzichtet, um die Kontrolle zu behalten und mich auf den nachhaltigen Aufbau des Produkts zu konzentrieren. Der Blick in die Zukunft sieht noch spannender aus. Perfect Wiki entwickelt sich zunehmend zu einer plattformübergreifenden Lösung. Bereits heute funktionieren Erweiterungen für Slack, eine Schnittstelle zu ChatGPT und eine Chatbot-Integration für Webseiten.
