In einer Zeit tiefgreifender Veränderungen in der US-Bundesverwaltung hat die Office of Personnel Management (OPM), die zentrale Personalbehörde der US-Regierung, einen bedeutenden Vertrag zur Modernisierung ihrer HR-Systeme vergeben. Das Unternehmen Workday erhielt diesen Auftrag als alleiniger Anbieter, ohne dass Wettbewerber berücksichtigt oder ein offener Bieterverfahren durchgeführt wurde. Diese Entscheidung erregt Aufmerksamkeit, zählt die HR-Branche doch zu den wettbewerbsintensivsten Märkten mit verschiedenen renommierten Anbietern wie ADP oder SAP. Die Vergabe erfolgt zudem vor dem Hintergrund einer massiven Restrukturierung der Bundesbelegschaft unter der Leitung des Department of Government Efficiency (DOGE), das von Elon Musk maßgeblich beeinflusst wird. DOGE ist für drastische Personalkürzungen verantwortlich, die bereits zu Tausenden Entlassungen, Rücktritten und Frühverrentungen geführt haben.
Die Entscheidung der OPM, Workday als exklusiven Partner auszuwählen, hat in der Branche und unter aktuellen wie ehemaligen Mitarbeitern des Amtes für Aufsehen gesorgt. Normalerweise erfordern bundesstaatliche Ausschreibungen einen umfassenden Wettbewerb, um beste Konditionen und höchste Qualität zu gewährleisten. Die Mitteilung, die am 2. Mai veröffentlicht wurde, verweist jedoch auf eine „ungewöhnliche und zwingende Dringlichkeit“, die durch wiederholte Betriebsversagen der bisherigen HR-Infrastruktur entstanden sei. So sei ein Umschwenken auf Workday dringend nötig, da die bisherigen Systeme zunehmend instabil seien, Personalauszahlungen fehlerhaft verlaufen und die Verwaltung von Leistungen sowie die manuelle Bearbeitung nicht länger tragbar seien.
Die neuen Herausforderungen für die OPM resultieren aus den umfassenden Reformen der Bundesverwaltung, die erhebliche Einsparungen und die Reduktion der Belegschaft durch DOGE anstreben. Bislang wurden laut Reuters-Bericht rund 260.000 Stellen gestrichen, was laut DOGE zu Einsparungen von bis zu 160 Milliarden US-Dollar geführt haben soll. Die Zahlen stehen allerdings in der Kritik, da die Transparenz der Berechnungen nicht immer gewährleistet ist und Korrekturen vorgenommen wurden. Zahlreiche erfahrene Mitarbeiter, die zuvor für die Entwicklung von bewährten eigenen HR-Plattformen wie USA Performance und USA Staffing verantwortlich waren, wurden im Zuge der Sparmaßnahmen freigestellt oder sind ausgeschieden.
Diese bewährten Systeme sollten ursprünglich bundesweit zum Einsatz kommen, gelten als erfolgreich und innovativ. Die neuen Maßnahmen scheinen sie jedoch zu ersetzen oder zumindest zu verdrängen. Workday zählt mit seinem cloudbasierten Plattformansatz zu den führenden Anbietern im Bereich HR-Software und bringt Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit großen Unternehmen wie Walmart mit. Das Unternehmen möchte durch die Partnerschaft mit der US-Regierung eine wichtige Referenz erwerben, die ihre Marktposition weiter festigen könnte. Der CEO von Workday, Carl Eschenbach, hat in einem Interview deutlich gemacht, dass die Zusammenarbeit mit DOGE und der US-Regierung eine enorme Chance für das Unternehmen darstellt.
Er schilderte, dass es in Washington breite Unterstützung für den Umstieg auf Workday gebe, verbunden mit dem Wunsch, von veralteten Systemen abzurücken. Trotz der Begeisterung von Seiten Workdays bleiben Befürchtungen und Zweifel bestehen. Die Entscheidung ohne andere Angebote scheint ungewöhnlich für ein Projekt von solcher Tragweite. Andere Konkurrenten wie Dayforce hatten Interesse signalisiert, wurden jedoch durch die OPM als nicht ausreichend qualifiziert zurückgewiesen. Die Behörde begründete dies mit der Notwendigkeit, den Prozess nicht um sechs bis neun Monate zu verzögern – ein Faktor, der angeblich nur durch Einbindung von Workday gewährleistet werden könne.
Kritiker sehen jedoch Risiken in dieser Herangehensweise. Das Fehlen eines Wettbewerbsprozesses kann Fragen zur Wirtschaftlichkeit und Effizienz aufwerfen. Die Frage, ob Workday tatsächlich die beste Lösung ist, bleibt daher offen und wird wahrscheinlich weiter kontrovers diskutiert werden. Zudem wecken die massiven Personalveränderungen Bedenken hinsichtlich der Leistungsfähigkeit der Verwaltung. Wenn erfahrene Mitarbeiter das Amt verlassen, kann Erfahrung und Know-how verloren gehen, was sich negativ auf die Funktionsfähigkeit der Systeme und die Qualität der Dienstleistung für Bürgerinnen und Bürger auswirken könnte.
Technologisch gesehen befindet sich das OPM in einer wesentlichen Phase der Digitalisierung. Der Wechsel zu einer modernen Cloud-Lösung entspricht dem allgemeinen Trend in der öffentlichen Verwaltung, der voranschreitenden Digitalisierung und Automatisierung. Cloudbasierte Systeme bieten Vorteile in puncto Flexibilität, Skalierbarkeit und Wartung, allerdings auch Herausforderungen in den Bereichen Datenschutz und Sicherheit, gerade bei sensiblen Personaldaten. Die Implementierung von Workday wird daher für die Behörde eine komplexe Aufgabe darstellen, die nicht nur technische, sondern auch organisatorische Veränderungen erfordert. Im weiteren Kontext muss die Situation verstanden werden als Teil einer umfassenden Neuausrichtung der US-Bundesverwaltung.
Die unter Elon Musk stehende Department of Government Efficiency verfolgt ehrgeizige Ziele, um staatliche Ausgaben zu senken und die Effektivität zu steigern. Diese Reformen sind auch politisch hochbrisant und werden von unterschiedlichen Seiten kritisch betrachtet. Einerseits wird die Effizienzsteigerung begrüßt, andererseits werden negative Auswirkungen auf das Personal und die Qualität der Verwaltungsarbeit angeprangert. Falle der OPM zeigt exemplarisch, wie technische Innovation und Personalpolitik eng miteinander verknüpft sind. Für Workday bietet der Vertragsabschluss nicht nur kurzfristige Umsätze über die 12-monatige Vereinbarung in Höhe von rund 342.
200 US-Dollar, sondern vor allem eine Tür zu weiterführenden Projekten in der US-Regierung. Langfristig könnte sich die Partnerschaft als strategischer Vorteil erweisen, mit der Möglichkeit, das Angebot auf weitere Bundesbehörden auszuweiten. Der ambitionierte CEO hat bereits signalisiert, dass das Unternehmen hier immense Potenziale sieht und bereit ist, die Anforderungen der Bundesregierung umzusetzen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die exklusive Vergabe des HR-Systems an Workday durch die OPM ein bedeutsamer Schritt in der Digitalisierung und Umstrukturierung der US-Bundesverwaltung ist, der allerdings mit Unsicherheiten und kritischen Stimmen einhergeht. Die Kombination aus Personalabbau, schneller Umstellung auf neue Technologien und dem Fehlen eines offenen Wettbewerbsprozesses wirft Fragen zu Nachhaltigkeit, Qualität und Kosten auf.
Insbesondere die Zukunft der bewährten alten HR-Systeme steht auf dem Prüfstand, während Workday seine Expertise in einer der komplexesten öffentlichen Verwaltungen der Welt unter Beweis stellen wird. Die nächsten Monate und Jahre werden zeigen, wie sich diese Zusammenarbeit entfaltet und welche Auswirkungen sie auf Mitarbeitende, Bürger und die Effizienz der Bundesverwaltung insgesamt haben wird.
