Im hart umkämpften Markt der Transport- und Logistikbranche entscheidet oft die Qualität der Kundenansprache über den wirtschaftlichen Erfolg von Spediteuren und Transportunternehmen. Viele Unternehmen setzen auf reine Erstkontakte, vernachlässigen jedoch das konsequente und durchdachte Follow-up, das den entscheidenden Unterschied ausmacht. Speziell kleine Carrier oder Einzelunternehmer stehen vor der Herausforderung, aus ihren Erstkontakten langfristige und verlässliche Partnerschaften zu entwickeln. Dieser zweite Teil einer mehrteiligen Betrachtung beschäftigt sich exakt mit diesem wichtigen Schritt – dem nachhaltigen Auf- und Ausbau der Kundenbeziehung nach der ersten Kontaktaufnahme. Die erste Kontaktaufnahme dient dazu, beim potenziellen Kunden Aufmerksamkeit zu erzeugen.
Das kann durch einen Anruf oder eine E-Mail geschehen. Dabei ist es entscheidend, kurz und prägnant den Mehrwert des eigenen Leistungsangebots zu vermitteln. Wer jedoch annimmt, dass mit diesem Erstkontakt bereits der Grundstein für ein erfolgreiches Geschäft gelegt ist, übersieht das Potential, welches sich durch Nachhaltigkeit in der Kundenansprache eröffnet. Studien zeigen, dass etwa 80 Prozent aller abgeschlossenen Geschäfte erst nach mindestens fünf Kontaktpunkten zustande kommen. Diese Tatsache verdeutlicht, dass aussichtsreiche Leads nicht mit einer einzelnen Aktion gewonnen werden, sondern durch konsequentes Nachfassen.
Dieses konsequente Nachfassen zeigt dem Kunden Engagement und Zuverlässigkeit. Im Umfeld eines überfluteten Marktes, in dem Spediteure täglich mit einer Vielzahl von Anfragen konkurrieren, hebt sich nur derjenige Anbieter hervor, der durch systematische und wertschöpfende Kommunikation im Gedächtnis bleibt. Wer diesen Aspekt vernachlässigt, riskiert, in der Masse unterzugehen und von potentiellen Partnern leicht vergessen zu werden. Ein sinnvoller Ansatz für den professionellen Aufbau einer Folgekommunikation basiert auf einer mehrstufigen Strategie. Nach der ersten Kontaktaufnahme folgt eine zweite Nachricht, die oft einen Carrier-Paket dokumentiert oder weitere Informationen zur Verfügung stellt.
Hierbei ist es wichtig, dem Kunden nicht nur einfache Werbung zu senden, sondern konkrete und nützliche Unternehmensinformationen wie Sicherheitsnachweise, Leistungsbeschreibungen oder Kontaktdaten zu übermitteln. Damit wird dem Empfänger die Entscheidung erleichtert und trotz aktueller Nichtbedarfsituation bleibt das Angebot präsent. In der dritten Phase einer effektiven Outreach-Strategie geht es darum, mit wertschöpfenden Inhalten den potenziellen Kunden wirklich zu adressieren. Zu häufig vermeiden Spediteure diesen Schritt aus Sorge vor aufdringlich zu wirken. Doch ein gezielter Mehrwert, etwa durch Marktinformationen, Tipps zur Ladungssicherung, Trends im Transportsektor oder Hinweise auf saisonale Kapazitäten, positioniert das eigene Unternehmen als kompetenten Partner.
Solche Informationen stärken das Vertrauen und legen den Grundstein für eine vertiefte Zusammenarbeit. Nicht zu unterschätzen ist die Bedeutung der vierten und fünften Kontaktaufnahme. Hier kann versucht werden, bereits auf die konkrete Bedarfssituation des Kunden einzugehen oder flexible Lösungen für spezielle Anforderungen vorzuschlagen. In dieser Phase ist Flexibilität ein entscheidender Faktor. Haben Sie sich bereits als verlässlicher und transparenter Partner gezeigt, so ist der potenzielle Spediteur in einer besseren Ausgangslage, um den Kunden von einer Testladung oder einem Pilotauftrag zu überzeugen.
Dabei spielt die Bereitschaft, auch kurzfristige und individuell angepasste Angebote zu machen, eine große Rolle. Die Konversion vom Einzelauftrag zum langfristigen Kunden ist das finale Ziel jeder Outreach-Strategie. Um dies zu erreichen, sollten bestimmte Prinzipien eingehalten werden. Konsequente Kommunikation sollte nicht nur im Rahmen der Akquise erfolgen, sondern sich auch über die gesamte Kundenbeziehung hinweg erstrecken. Regelmäßige Statusmeldungen, Rückfragen zur Zufriedenheit, Hinweise auf Verbesserungen im Service oder proaktive Angebote unterstützen dabei, Vertrauen aufzubauen und Ausfälle zu minimieren.
Darüber hinaus ist es hilfreich, eine strukturierte Dokumentation der Kontakte und Fortschritte zu führen. Mithilfe von CRM-Systemen oder einfachen Tabellen lassen sich Kundendaten und Interaktionshistorien übersichtlich verwalten. So werden Wiederholungen vermieden und die Ansprache kann individuell und auf den Kunden zugeschnitten erfolgen – entscheidend, um Bedarfe zu erkennen und passgenau zu reagieren. Auch in Bezug auf Timing und Frequenz ist Fingerspitzengefühl gefragt. Zwischen den einzelnen Nachfassaktionen sollten genug Tage Abstand liegen, um dem Kunden Raum zu geben, ohne das Gefühl einer Belästigung zu erzeugen.
Gleichzeitig darf die Präsenz im Gedächtnis nicht verblassen. Im Normalfall sind zwei bis drei Werktage nach der Initialansprache und anschließend weitere Intervalle von einer Woche bis zehn Tagen empfehlenswert. Die optimale Taktung ist jedoch stets abhängig von Branche, Region und spezieller Kundengruppe. Neben der reinen Kommunikation spielt die eigene Außendarstellung eine erhebliche Rolle. Die Qualität der versendeten Dokumente, der professionelle und freundliche Tonfall sowie die Bereitschaft, Dokumente und Daten wie W-9 Formulare oder Sicherheitsnachweise schnell und unkompliziert zur Verfügung zu stellen, sind kleine Faktoren mit großer Wirkung.
Hier gilt die Devise: Je einfacher und angenehmer der Prozess für den Kunden ist, desto höher sind die Chancen auf eine Geschäftsbeziehung. Die moderne Transportwelt ist geprägt von stetigen Veränderungen – sei es durch volatile Frachtraten, sich ändernde gesetzliche Rahmenbedingungen oder neue Technologien. Daher sollten Spediteure ihre Outreach-Strategien kontinuierlich hinterfragen und anpassen. Feedback von Kunden und die Analyse eigener Erfolge bzw. Misserfolge helfen, den eigenen Prozess zu optimieren und auch in schwierigen Marktphasen zu bestehen.
