In der heutigen digitalen Arbeitswelt entwickelt sich künstliche Intelligenz (KI) in rasantem Tempo. Besonders generative KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder Google Gemini haben den Arbeitsplatz revolutioniert und ermöglichen neue Effizienz- und Innovationspotenziale. Gleichzeitig wächst jedoch ein ernstzunehmendes Problem: die Verwendung von sogenannten Schatten-KI-Tools – also KI-Anwendungen, die von Mitarbeitern ohne offizielle Genehmigung oder Kontrolle durch die IT-Abteilung genutzt werden. Dieses Phänomen stellt Organisationen vor erhebliche Herausforderungen, die weit über gewöhnliche IT-Probleme hinausgehen. Schatten-KI ist eine Erweiterung des bekannten Problems von Schatten-IT, bei der Mitarbeiter nicht genehmigte Software oder Cloud-Dienste einsetzen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Die Zahl der Unternehmen, die ohne Wissen der IT-Abteilungen zahlreiche KI-Tools nutzen, ist alarmierend hoch. Laut einer Studie der Cybersicherheitsfirma Prompt Security verwendet ein durchschnittliches Unternehmen etwa 67 KI-Tools, wobei rund 90 Prozent dieser Tools keine offizielle Freigabe erhalten haben. Dies zeigt einen unmittelbaren Mangel an Kontrolle und Transparenz für Firmenverantwortliche. Ein weiteres brisantes Detail ist, dass viele Mitarbeiter auf öffentlich verfügbare generative KI-Dienste über persönliche Konten zugreifen. Untersuchungen von Telus Digital ergaben, dass 68 Prozent der Beschäftigten diese KI-Assistenten privat nutzen, während 57 Prozent sogar sensible Unternehmensdaten in diese Systeme eingeben.
Gerade in regulierten Branchen wie Banking und Finanzdienstleistungen stellen solche Praktiken ein unkalkulierbares Risiko dar, da Datenschutzbestimmungen und Compliance-Vorgaben eingehalten werden müssen. Softwareentwickler gelten dabei als eine besonders aktive Nutzergruppe der Schatten-KI. Eine Studie von Capgemini fand heraus, dass fast die Hälfte der Entwickler generative KI einsetzen, wobei die Mehrheit (63 Prozent) dies jedoch außerhalb der offiziellen Richtlinien tut. Für Entwickler bietet Schatten-KI unmittelbaren Zugang zu schnellen Antworten und Hilfestellungen, die von den internen Unternehmensstrukturen oft nicht bereitgestellt werden. So erklärt Doug Ross, CTO und GenAI-Leiter bei Capgemini, dass Entwickler oft aus Zeitgründen auf privat genutzte KI-Dienste zurückgreifen, um ihre Fragen umgehend beantwortet zu erhalten.
Somit entsteht ein Spannungsfeld zwischen Produktivität und Risiko. Die Auswirkungen von Schatten-KI sind vielschichtig. Zum einen droht der Verlust der Datenhoheit, da sensible Informationen in nicht kontrollierte Systeme gelangen können. Zum anderen entstehen ernsthafte Compliance-Verstöße, wenn etwa personenbezogene oder geschützte Daten gegen regulatorische Auflagen verwendet werden. Ein weiteres Problem sind potenzielle Verzerrungen in automatisierten Entscheidungen, die ohne angemessene Kontrolle durch KI entstehen können.
Unkontrollierte KI-Nutzung führt somit nicht nur zu Sicherheitslücken, sondern kann letztlich das Vertrauen in digitale Systeme und somit den Unternehmenswert gefährden. Eine zentrale Ursache für das Aufkommen der Schatten-KI ist das Fehlen geeigneter und leistungsfähiger interner KI-Werkzeuge. Mitarbeiter greifen auf externe Tools zurück, weil sie mit den vom Unternehmen bereitgestellten KI-Angeboten unzufrieden sind oder diese als zu langsam bei der Bereitstellung neuer Lösungen empfinden. Zudem sind viele Firmen mit der Komplexität und der Geschwindigkeit der KI-Entwicklung überfordert. Neue KI-Modelle und Anwendungen erscheinen in einem so schnellen Takt, dass die internen Prüfprozesse oft hinterherhinken.
Ergänzend dazu gestaltet sich die organisatorische Veränderung durch KI als große Herausforderung. Die Integration von KI-Technologien erfordert nicht nur neue technische Infrastrukturen, sondern auch umfassendes Change Management – vom Aufbau von Kompetenzen über die Anpassung von Prozessen bis hin zur Schaffung einer Unternehmenskultur, die den sicheren Umgang mit KI fördert. Nach Cartik Talamadupula, Leiter für KI bei Wand AI, können Unternehmen mit dem hohen Innovationsdruck und der großen Nachfrage nach generativer KI schlichtweg nicht Schritt halten, was Schatten-KI weiter begünstigt. Im Gegensatz zu herkömmlicher Software ist generative KI nicht deterministisch. Das bedeutet, dass die Ergebnisse einer KI-Anwendung nicht immer klar vorhersehbar und reproduzierbar sind.
Dies erschwert die Evaluierung und Governance, denn die Vielfalt möglicher Ausgaben durch KI-Systeme macht es notwendig, Kontrollen und Überwachungsmechanismen einzurichten, die speziell auf diese Technologie zugeschnitten sind. Nutzer müssen daher oft direkt mit generativen KI-Modellen interagieren, ohne dass ein vorab definiertes, sicheres Umfeld für den Umgang existiert. Es gibt positive Ansätze, mit Schatten-KI umzugehen. Finanzinstitute wie Wells Fargo haben erkannt, dass das Blockieren von KI keinen Sinn macht, da Mitarbeitende Wege finden, um KI-Anwendungen trotzdem zu verwenden. Stattdessen setzen sie auf eine kontrollierende und begleitende Strategie.
Durch die Etablierung von Richtlinien und Kontrollmechanismen wollen sie eine sichere und verantwortungsbewusste Nutzung von KI fördern. Ein Bewusstsein und Education auf allen Ebenen – bei Menschen, Prozessen und Technologien – ist dabei unerlässlich. Die Einführung von sogenannten Guardrails übernimmt eine ähnliche Rolle wie Sicherheitsgurte oder ABS-Systeme im Auto: Sie schränken Risiken ein, erlauben aber gleichzeitig Geschwindigkeit und Innovation. Ebenso wichtig ist eine klare Dokumentation und Auswahl von KI-Tools, die offiziell im Unternehmen eingesetzt werden dürfen. Eine durchdachte Daten-Governance-Strategie stellt sicher, dass nur zulässige Datenarten für KI-Anwendungen verwendet werden, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert wird.
Der Einsatz von Technologien zur Verhinderung von Datenabfluss (Data Loss Prevention, DLP) und auf Datenschutz spezialisierten Mechanismen rundet die Schutzmaßnahmen ab. Ein weiterer zentraler Punkt ist das Monitoring. Unternehmen sollten genau beobachten, welche KI-Tools in Umlauf sind, wie und warum diese eingesetzt werden. So können sie Trends und Bedürfnisse der Nutzer erkennen und entsprechende interne Lösungen entwickeln oder die bestehenden Angebote verbessern. Die Integration sicherer Interaktionsplattformen für KI-Anwendungen, die speziell für die Anforderungen des Unternehmens konzipiert sind, verringert den Reiz, auf externe, nicht genehmigte Dienste zurückzugreifen.
Auch die Qualifizierung und Weiterbildung der Mitarbeitenden spielt eine entscheidende Rolle. Die Mehrheit der Führungskräfte sieht den Bedarf für ein umfassendes Upskilling und Cross-Skilling im Bereich generative KI, da nur so die Vorteile der Technologie vollständig genutzt und die Risiken minimiert werden können. Der Aufbau entsprechender Trainingsprogramme ist jedoch bislang noch unzureichend in vielen Organisationen implementiert. Die Bankenbranche hat aufgrund ihrer langen Erfahrung mit strengen Kontrollen und Risikomodellen tendenziell eine bessere Ausgangslage für den Umgang mit Schatten-KI. Dennoch betonen Experten, dass selbst hier klare und sichere Sandboxes, in denen die Nutzung von KI unter vorgegebenen Regeln stattfinden kann, essentiell sind.
Solche Lösungen ermöglichen es den Nutzern, sicher und schnell zu experimentieren und somit Innovationen zu fördern, ohne die Sicherheitsvorgaben zu verletzen. Letztendlich benötigen Unternehmen eine ausgewogene Strategie, die Risiko und Innovation zugleich berücksichtigt. Die vollständige Vermeidung von KI ist keine Lösung, vielmehr müssen Führungskräfte klare Leitplanken schaffen, die den Umgang mit KI regeln und dabei gleichzeitig die Produktivität und Kreativität ihrer Mitarbeiter fördern. Der Schlüssel liegt im Verständnis des Risikos und der bewussten Steuerung desselben entlang der individuellen Risikotoleranz des Unternehmens. Zusammenfassend zeigt sich, dass Schatten-KI eine ernsthafte und wachsende Bedrohung für Unternehmen darstellt, die nicht ignoriert werden darf.
Ohne adäquate Kontrollmechanismen, klare Richtlinien, passende technische Lösungen sowie umfassende Schulungen der Mitarbeiter verwandelt sich die einstige Chance auf Produktivitäts- und Innovationssteigerungen durch generative KI schnell in ein Sicherheits- und Compliance-Problem. Unternehmen, die es schaffen, Schatten-KI proaktiv anzugehen, werden in einer zunehmend digitalisierten Welt bessere Chancen haben, die Vorteile von KI nachhaltig und sicher zu nutzen. Der verantwortungsvolle Umgang mit generativer KI ist heute eine der wichtigsten Managementaufgaben, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und Unternehmenswerte zu schützen.
