Die zunehmende Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in den beruflichen Alltag stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Während KI das Potenzial birgt, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Innovationen voranzutreiben, stehen viele Mitarbeiter noch vor Hemmnissen bei der Nutzung dieser Technologien. Ein herausragendes Beispiel, wie diese Hürden überwunden werden können, liefert das Softwareunternehmen Workday. Workday hat es erfolgreich geschafft, 79 % seiner Belegschaft für die aktive Nutzung von KI zu motivieren – ein Ergebnis, das in der Branche Beachtung findet. Die Geschichte, wie Workday dies erreichte, offenbart wichtige Lehren für Unternehmen, die ihre Teams auf dem Weg zur digitalen Transformation mitnehmen möchten.
Workday, bekannt für seine Cloud-basierten Geschäftsanwendungen für Personalwesen und Finanzmanagement, hat frühzeitig erkannt, dass die Einführung von KI weit mehr ist als nur die Implementierung neuer Technologien. Es handelt sich vielmehr um eine kulturelle Veränderung, die nur durch gezieltes Engagement auf Ebene der Mitarbeiter realisiert werden kann. Eine unternehmensinterne Untersuchung offenbarte zu Beginn des Jahres 2025, dass nahezu die Hälfte der Mitarbeiter, die sogenannten „Workmates“, das Gefühl hatten, nicht ausreichend Zeit zu haben, um sich mit KI-Tools auseinanderzusetzen. Dieses Zeitproblem war ein essentieller Hinderungsgrund, der die Akzeptanz trotz vorhandener Neugier und Bereitschaft schwer beeinträchtigte. Darüber hinaus zeigte die Analyse, dass ein großer Anteil der Beschäftigten Unsicherheiten bezüglich der Anwendung von KI hegte.
Zweifel an der Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Werkzeuge prägten die Wahrnehmung, was den Umgang mit KI erschwerte. Diese Befürchtungen sind bei der Einführung neuer Technologien kein Einzelfall, sondern spiegeln eine universelle Herausforderung wider. Um diese Barrieren abzubauen, setzte Workday auf ein durchdachtes Programm, das technische, soziale und psychologische Faktoren in den Fokus nahm. Ein zentrales Element der Strategie war die Initiierung einer unternehmensweiten Veranstaltung, die Anfang April stattfand. Diese „All-Hands“-Versammlung wurde gezielt genutzt, um die Möglichkeiten von KI anhand von Erfahrungsberichten aus unterschiedlichen Abteilungen sichtbar zu machen.
Die „Workmates“ berichteten authentisch über den praktischen Nutzen und die positiven Veränderungen in ihrem Arbeitsalltag durch KI-Anwendungen. Diese Praxisorientierung hatte eine doppelte Funktion: Sie wirkte motivierend und half, bestehende Vorbehalte abzubauen. Durch das Aufzeigen konkreter Projekte und Erfolge wurde deutlich, dass KI keine abstrakte Bedrohung, sondern ein praktisches Hilfsmittel sein kann. Parallel wurde eine digitale Akademie ins Leben gerufen, die als Lernplattform für KI-Kompetenzen dient. Hier können Mitarbeiter ihre Fähigkeiten erweitern, KI-Werkzeuge ausprobieren und sich mit Fachwissen versorgen, das maßgeschneidert auf ihre Bedürfnisse ist.
Diese Initiative unterstützte die Idee, nicht nur technisches Wissen, sondern auch das Selbstvertrauen im Umgang mit KI zu fördern. Ein innovatives und interaktives Format war der sogenannte „Prompt-a-thon“. In diesem Workshopset-up hatten Mitarbeiter die Möglichkeit, konkrete Herausforderungen aus ihrem Arbeitsumfeld einzubringen und gemeinsam zu überlegen, wie KI als Lösung eingesetzt werden könnte. So wurde die Kreativität angeregt und zugleich die Praxistauglichkeit der KI-Technologie erfahrbar gemacht. Dies führte zudem zu einer stärkeren Identifikation mit dem Thema KI, da die Beschäftigten selbst als Mitgestalter und Problemlöser wahrgenommen wurden.
Auf Führungsebene wurde ein weiterer bedeutender Schritt unternommen: Zum ersten Mal wurde verpflichtend festgelegt, dass alle 19.300 Mitarbeiter persönliche Ziele formulieren müssen, in denen sie beschreiben, wie sie KI nutzen möchten, um ihre Arbeit zu verbessern und neue Kompetenzen zu entwickeln. Diese Zielsetzungen sind nicht nur eine organisatorische Vorgabe, sondern ein wichtiges Signal, das den Bedeutungszuwachs von KI im Unternehmensalltag unterstreicht. Das Fortschreiten wird von den jeweiligen Vorgesetzten regelmäßig überprüft, was zusätzliche Motivation schafft und Verantwortlichkeit sichert. Die „Everyday AI“-Initiative von Workday hat noch eine weitere Erkenntnis hervorgebracht: Die Mitarbeiter reagieren sensibler auf Erfahrungen und Empfehlungen ihrer Kollegen als auf Erklärungen von Führungspersonen allein.
Peer-to-peer-Unterstützung erweist sich als wesentlich effektiver für die Akzeptanz. Dies zeigt, dass der soziale Aspekt bei der Digitalisierung eine wichtige Rolle spielt und durch gezielte Vernetzung und Austausch gefördert werden sollte. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unternehmenskultur. Workday hat klar kommuniziert, dass Experimente und der offene Umgang mit Fehlern nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich erwünscht sind. Statt Werkzeuge zu meiden, weil sie Fehler produzieren könnten, wurde die Geschwindigkeit bei der Arbeit mit KI als Vorteil und Priorität dargestellt.
Nur durch Ausprobieren und iterative Verbesserung lassen sich die Potenziale von KI voll ausschöpfen. Die beeindruckende Steigerung der KI-Nutzung von ursprünglich erwarteten 20 % auf 37 % bis Mai und schließlich 79 % der Belegschaft zeigt, dass die Maßnahmen nicht nur auf dem Papier funktionieren, sondern tatsächlich zu Verhaltensänderungen führen. Die Bandbreite der eingesetzten Werkzeuge ist dabei breit gefächert. Neben der firmeneigenen KI-Chatbot-Lösung Workday Assistant werden auch Anwendungen externer Anbieter wie Zoom, Google, Slack sowie spezialisierte Tools für Kundenservice und Entwicklung genutzt. Für Entwickler gehört beispielsweise das KI-gestützte Codierhilfsmittel GitHub Copilot inzwischen zum Standardrepertoire.
Auch bei der Einführung neuer KI-Features setzt Workday auf einen modularen Ansatz. Statt alle Kunden gleichzeitig mit neuen Funktionen zu versorgen, erhalten zunächst besonders aufgeschlossene Anwender frühzeitigen Zugriff. Dieses iterierendes Rollout-Verfahren ist eine Reaktion auf die hohe Innovationsgeschwindigkeit im KI-Bereich und ermöglicht es, Feedback zu sammeln und Produkte weiterzuentwickeln, bevor sie umfassend ausgerollt werden. Der Wandel bei Workday zeigt exemplarisch, wie Unternehmen durch ein ganzheitliches Vorgehen die Hemmschwellen bei KI überwinden können. Dabei sind transparente Kommunikation, gezielte Weiterbildung und eine unterstützende Unternehmenskultur ebenso wichtig wie technologische Innovationen.
Die Integration von KI in den Unternehmensalltag gelingt nur mit Rücksicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und durch ein Vertrauensverhältnis, das Freiheit zum Experimentieren gewährt. Mit den Ergebnissen aus Workdays „Everyday AI“-Programm wird deutlich, dass sich Investitionen in Menschen und Prozesse auszahlen. Die Automatisierung und intelligente Unterstützung werden so zu Ergebnissen einer gemeinsamen Transformation. Für andere Unternehmen stellt Workdays Weg daher ein wertvolles Modell dar, die Balance zwischen technologischer Neuerung und menschlicher Akzeptanz zu finden. Die Zukunft der Arbeit wird immer stärker von KI geprägt sein.
Wer dabei die Mitarbeiter von Anfang an mitnimmt, hat die besten Chancen, Innovationskraft und Effizienz nachhaltig zu steigern.
