Technische Dokumentation hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Im Zentrum dieses Wandels steht der State of Docs Report 2025, eine umfassende Studie, die die Entwicklungen, Trends und Herausforderungen der Dokumentationsbranche beleuchtet. Mit Beiträgen von Branchenexperten, alle Infos zu den neuen Technologien und die Rolle von Künstlicher Intelligenz (KI) liefert der Bericht eine Vision für die Zukunft von Dokumentationen und deren Umgang in Unternehmen. Insgesamt wurden 444 Teilnehmer mit verschiedenen Rollen aus unterschiedlichen Disziplinen befragt, was eine breite Perspektive auf das Thema dokumentiert. Eine der auffälligsten Erkenntnisse ist, dass mehr als die Hälfte der Befragten glaubt, dass technische Dokumentationen mindestens genauso viele Leads generieren wie herkömmliche Marketing-Websites.
Diese Erkenntnis unterstreicht die gestiegene Bedeutung von gut gestalteten und zielgerichteten Dokumentationsinhalten als Schlüsselfaktor für Produktakzeptanz und Kundenbindung. Vor allem in großen Unternehmen sieht man derzeit einen Trend zur Dezentralisierung oder hybriden Teams für Dokumentation. Fast die Hälfte der großen Firmen setzt bereits auf eine solche Struktur, die sowohl Vorteile durch spezialisierte Fachkräfte als auch durch direkte Nähe zu Produkt- und Entwicklungsteams verspricht. Dieses neue Teamkonzept ermöglicht es, schneller und flexibler auf Veränderungen zu reagieren und in Echtzeit auf Nutzerbedürfnisse einzugehen. Ein zentrales Thema des Reports ist die zunehmende Integration von Künstlicher Intelligenz in den Dokumentationsprozess.
Knapp 42 Prozent der Befragten sind überzeugt, dass KI-Technologien dazu beitragen werden, Dokumentationen zu schaffen, die sich intelligent an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen. Diese Art der Individualisierung ist entscheidend, um Informationsüberflutung zu verhindern und schnell relevanten Content bereitzustellen. Experten wie Samy Pessé, CTO von GitBook, betonen, dass Nutzer nicht endlos in Dokumentationen suchen wollen, sondern relevante Informationen direkt im Kontext des Produkts benötigen. AI-gestützte Lösungen wie Chatbots leisten hier wertvolle Unterstützung, indem sie schnelle und präzise Antworten liefern. Doch es geht nicht nur um Chatbots: Die zielgerichtete Präsentation relevanter Inhalte im Produktkontext gewinnt zunehmend an Bedeutung.
Mira Balani von Miro beschreibt die Dokumentation der Zukunft als dynamisches, nutzerorientiertes Wissenssystem. Dieses System wird durch eine Kombination aus KI, Automatisierung und Echtzeit-Feedback angetrieben, wobei menschliche Expertise weiterhin ein unverzichtbarer Bestandteil bleibt. Die Synergie aus Technik und Fachwissen sorgt für Dokumentationen, die nicht nur informieren, sondern auch inspirieren und anleiten. Die Bedeutung der technischen Dokumentation wird weiter unterstrichen durch die Aussage von Utsav Banerjee von New Relic, der erklärt, dass ohne Dokumentation Produktentwicklung nahezu bedeutungslos wäre. Gerade bei Produkten ohne klassische Benutzeroberfläche verdeutlicht reine Dokumentation die Existenz und den Wert eines Produkts im Markt.
Kim Jeske von Cloudflare geht noch einen Schritt weiter und sieht Dokumentationen sogar als wichtigeren Treiber für die Produktakzeptanz als traditionelle Marketing-Websites. Der Grund dafür liegt im unmittelbaren Wert, den gut geschriebene Dokumentationen bieten: Sie erklären nicht nur die Funktionen, sondern zeigen praktisch auf, wie diese im eigenen Umfeld angewendet werden können. Diese anwendungsorientierte Herangehensweise fördert die Nutzerbindung und erleichtert die Einführung neuer Produkte oder Features. Ein weiteres Augenmerk legt der Bericht auf die Qualität der Inhalte. Gábor Szárnyas von DuckDB kritisiert häufige Fehler in technischen Dokumentationen: Oft fehlt der Fokus auf konkrete Beispiele, wodurch Inhalte weniger greifbar werden.
Sein Ansatz, eine Vielzahl fertiger Beispiele bereitzustellen, erleichtert nicht nur das Verständnis für Nutzer, sondern auch die Arbeit von KI-Systemen wie großen Sprachmodellen, die anhand praktischer Beispiele besser lernen und helfen können. Auf der Ebene der Fachkräfte stellt der Bericht fest, dass sich die Rolle von technischen Autoren wandelt. Larry Ullman, ehemaliger Technical Writer bei Stripe, sieht in der Zukunft vor allem zwei wichtige Aufgabenbereiche: Erstens das sorgfältige Bearbeiten und Kontrollieren von KI-generierten Inhalten, um die technische Genauigkeit sicherzustellen, und zweitens die aktive Gestaltung visionärer Dokumentationsprojekte. Technische Autoren verändern sich damit vom reinen Content-Ersteller zum strategischen Experten in einem dynamischen Umfeld. Marco Spinello von Booking.
com prognostiziert eine Verschiebung beim Nutzungsmuster von Dokumentationen: Nutzer werden vermehrt Chatbots einsetzen, um Antworten auf konkrete Fragen zu erhalten, anstatt lange Dokumentationsseiten zu durchsuchen. Trotz dieser Entwicklung bleibt der Zugang zu traditionellen Dokumentationsformaten weiterhin wichtig und muss erhalten werden. Die Herausforderung besteht darin, ein nahtloses und flexibles Nutzererlebnis über verschiedene Kanäle hinweg zu gewährleisten. Lee Robinson von Vercel fasst zusammen, dass KI die bestehenden Best Practices im Schreiben keineswegs ersetzt, sondern vielmehr verstärkt. Die Kunst, Inhalte verständlich, präzise und sowohl für Menschen als auch für KI zugänglich zu gestalten, wird immer wichtiger.
In Zeiten wachsender Technologieeinsätze bleibt guter Content das Fundament effektiver Dokumentation. Zusammenfassend verdeutlicht der State of Docs Report 2025, dass technische Dokumentation eine Schlüsselfunktion im Produktentwicklungs- und Marketingprozess einnimmt. Die Nutzung neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz eröffnet innovative Wege, um Inhalte effektiver, nutzerzentrierter und adaptiv zu gestalten. Gleichzeitig erfordert dieser Wandel eine Neuausrichtung der Arbeitsweise von Dokumentationsteams und Autoren, weg vom reinen Schreiben hin zu strategischer Steuerung, Qualitätsmanagement und interaktiver Nutzerbetreuung. Angesichts dieser Veränderungen wird klar, dass technologische Innovationen und menschliches Fachwissen Hand in Hand gehen müssen, um Dokumentationen zukunftsfähig zu machen.
Unternehmen, die diese Entwicklung frühzeitig erkennen und entsprechend investieren, profitieren von einer stärkeren Kundenbindung, effizienteren Kommunikationswegen und letztlich einer höheren Marktakzeptanz ihrer Produkte. Der Blick in die Zukunft verspricht noch mehr spannende Möglichkeiten und Herausforderungen. Künstliche Intelligenz wird dabei vermutlich nicht nur ein Werkzeug bleiben, sondern zum integralen Bestandteil eines lebendigen, sich ständig weiterentwickelnden Wissensökosystems werden. Der State of Docs Report 2025 ist damit nicht nur ein Spiegel der aktuellen Situation, sondern auch ein Wegweiser für die kommenden Jahre in der Welt der technischen Dokumentation.
