Viele Studierende und Berufstätige kennen das Problem: Stundenpläne in Excel-Tabellen sind zwar praktisch zur Verwaltung von Daten, jedoch nicht optimal für die tägliche Terminübersicht. Insbesondere wenn sich der Stundenplan regelmäßig ändert und man ihn immer wieder manuell öffnen muss, kann das schnell zu Frustration führen. Eine Lösung dafür ist die automatische Synchronisierung des Excel-Stundenplans mit dem Google Kalender, die nicht nur Zeit spart, sondern auch für bessere Organisation sorgt. Genau dieses Projekt habe ich umgesetzt – und möchte hier teilen, wie der gesamte Prozess ablief und welche Technologien ich genutzt habe. Die Ausgangslage war ein Excel-Stundenplan, der auf einer SharePoint-Seite über Microsoft 365 zugänglich ist.
Das Problem war, dass das Öffnen dieser Datei im Browser, trotz guter Internetverbindung, immer wieder einige Sekunden dauerte. Zudem ändert sich der Stundenplan häufig, sodass ein lokales Speichern nicht praktikabel war. Da ich den Google Kalender bereits intensiv nutze und von dessen praktischen Features überzeugt bin, lag es nahe, eine Verbindung zwischen dem Excel-Stundenplan und meinem Kalender zu schaffen. Der erste Schritt bestand darin, die Excel-Datei automatisiert herunterladen zu können, ohne jedes Mal manuell den Browser zu öffnen. Hierfür nutzte ich ein einfaches Shell-Skript mit dem Befehl "wget" und einer vordefinierten URL zu der jeweiligen Excel-Datei.
Diese URL wurde als Umgebungsvariable hinterlegt, um den Prozess flexibel zu gestalten. Durch diese Automatisierung ist der Stundenplan immer aktuell und lokal verfügbar. Ein großes Hindernis war das richtige Auslesen und Interpretieren der Daten aus der Excel-Datei. Excel-Dateien enthalten dank Formeln und komplexer Zellstrukturen nicht immer direkte Werte, sondern oft nur Referenzen oder berechnete Ergebnisse. Für meinen Anwendungsfall kam die JavaScript-Bibliothek ExcelJS zum Einsatz, die es erlaubt, auf einfache Weise auf die Zellen zuzugreifen und neben den rohen Daten sogar die Ergebnisse von Formeln auszulesen.
So konnte ich sicherstellen, dass die Termine korrekt interpretiert werden. Inhaltlich ist der Stundenplan in Wochen aufgeteilt, jeder mit bestimmten Wochentagen und Zeitblöcken. Mit Hilfe von regulären Ausdrücken wurden Zeiträume wie „09.00 am – 10.00 am“ automatisch erkannt und die entsprechenden Daten den jeweiligen Tagen zugeordnet.
Ein besonderes Augenmerk lag auf der Erkennung der Wochen und der Events pro Tag, was durch ein systematisches Durchgehen der Zeilen der Excel-Tabelle gelang. Dadurch entstand ein bequemes Array mit Wochen und den jeweiligen Terminen. Ein weiterführendes Thema war die Behandlung von zusammengeführten Zellen, die mehrfach in der Tabelle vorkommen, wenn ein Event mehrere Zeitblöcke einnimmt. ExcelJS kann diese Merged Cells korrekt auslesen, was eine korrekte Anwendung des Zeitplans ermöglichte. Zusätzlich entwickelte ich eine Logik, die zusammenhängende Termine mit identischem Namen und direkt anschließender Zeitdauer zusammenführte.
So konnten überlappende oder aufeinanderfolgende Termine zu einer einzigen Veranstaltung im Kalender zusammengefügt werden. Nachdem die Termine in einer strukturierten Form vorlagen, stellte sich die Frage, wie man sie bestmöglich in einen Kalender überführt. Das Dateiformat iCalendar (.ics) ist ein universelles Format für Kalender-Events und wird von Google Kalender und vielen anderen Programmen unterstützt. Um diesen Prozess zu erleichtern, nutzte ich die npm-Bibliothek ical-generator, mit der sich aus den Termin-Arrays unkompliziert eine .
ics-Datei erzeugen ließ. Die Herausforderung war nun, diese .ics-Datei einem Ort zur Verfügung zu stellen, von dem Google Kalender sie regelmäßig abrufen kann. Ein direktes Speichern im GitHub-Repository schied wegen der Privatsphäre aus, da private Repositories keinen Zugriff für den Google-Kalender-Crawler erlauben. Deshalb griff ich auf GitHub Gist zurück.
Gists sind in der Regel privat, können aber über eine spezifische URL mit Inhalt abgerufen werden, wenn man die richtige Gist-ID kennt. Das bot die perfekte Kombination aus Sicherheit und Erreichbarkeit. Mit der GitHub API und dem Octokit-Paket konnte ich ein Skript schreiben, das nach jeder Aktualisierung der Excel-Datei die .ics-Datei direkt in einen Gist hochlädt. So war stets eine aktuelle Version verfügbar, die ich im Google Kalender über "Weitere Kalender > Per URL hinzufügen" einbinden konnte.
Das bedeutet, dass Google Kalender jeden Tag beim Abruf des Links die aktualisierten Termine automatisch übernimmt. Um den Prozess vollständig zu automatisieren, ist es ratsam, das Skript regelmäßig auszuführen – zum Beispiel mit einer Cron-Job-ähnlichen Lösung. Hierfür bietet sich GitHub Actions an, ein CI/CD-Service, der Jobs zu bestimmten Zeiten ausführen kann. Ein Workflow wurde somit eingerichtet, der das Herunterladen der Excel-Datei, das Erzeugen der .ics-Datei und deren Upload in GitHub Gist automatisch einmal täglich durchführte.
In der Praxis bedeutet das, dass ich morgens auf meinem Handy oder PC auf Google Kalender zugreifen kann und sofort sehe, welche Veranstaltungen am Tag anstehen – ohne manuelles Öffnen oder Navigieren durch die Excel-Datei. Besonders komfortabel ist dies durch die Widget-Funktionalität auf Smartphones, wodurch die Übersicht immer direkt auf dem Homescreen verfügbar ist. Diese Automatisierung hat für mich eine deutliche Produktivitätssteigerung gebracht. Statt Zeit mit dem Laden und Durchforsten der umfangreichen Excel-Datei zu verschwenden, sind alle Termine übersichtlich in einem digitalen Kalender zusammengefasst. Darüber hinaus bietet die Google Kalender App Möglichkeiten zur Benachrichtigung, zum Teilen von Terminen oder zur Integration mit anderen Tools, was den Stundenplan noch wertvoller macht.
Technisch gesehen war dieses Projekt auch eine Gelegenheit, bestehende Kenntnisse in JavaScript, Node.js und staatenloser Skript-Ausführung mit dem Bun-Runtime zu vertiefen. ExcelJS als Bibliothek erwies sich als sehr praktisch für das Handling von Excel-Daten und stellte eine gute Grundlage für weitere Automatisierungsprojekte dar. Natürlich ist die Lösung zwar auf einen bestimmten Formattyp des Stundenplans ausgelegt, jedoch durch eine Konfigurationsdatei flexibel erweiterbar. Andere Hochschulen oder Organisationen mit ähnlichen Timetables könnten die Idee adaptieren und ebenfalls von einer automatischen Synchronisierung profitieren.
Die komplette Lösung ist auf GitHub frei verfügbar und lädt zum Mitmachen und Anpassen ein. Ein wichtiger Punkt ist, dass diese Art der Synchronisation einem nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehleranfälligkeit reduziert. Man ist immer auf dem neuesten Stand und vergisst kaum noch Termine oder Veranstaltungen. Gerade in stressigen Phasen mit sich ständig ändernden Stundenplänen ist das Gold wert. Zusammenfassend zeigt das Projekt, wie man mit verhältnismäßig wenig Aufwand, aber cleverem Einsatz von Automatisierungstools und APIs den Alltag deutlich vereinfachen kann.
Vom Herunterladen der Excel-Datei über das Auslesen der Daten und Erzeugen von Kalender-Events bis hin zum vollautomatischen Upload und der Integration in Google Kalender ist ein durchgängiger Prozess entstanden, der zuverlässig läuft und die Nutzererfahrung enorm verbessert. Sollten Änderungen am Stundenplan-Format eintreten, lässt sich das Skript dank modularer Struktur und klar definierter Konfigurationen einfach anpassen. Die regelmäßige Verwendung des Tools sorgt zudem für schnelle Fehlererkennung und Nachbesserungen können ohne großen Aufwand implementiert werden. In der heutigen digitalisierten Welt ist die Kombination aus klassischen Tools wie Excel und modernen Cloud-Diensten wie Google Kalender ein sinnvoller Ansatz, um verschiedene Anforderungen und Gewohnheiten miteinander zu verbinden. Die eigene Organisation lässt sich so effizienter und übersichtlicher gestalten, was letztlich Raum für wichtigere Aufgaben schafft.
Wer also vor einem ähnlichen Problem steht und seinen Stundenplan oder andere wiederkehrende Termine in Excel verwaltet, dem empfehle ich, eine derartige Lösung ebenfalls in Betracht zu ziehen. Das Konzept kann individuell angepasst und erweitert werden und bietet durch die verwendeten Technologien eine gute Grundlage für weitere Automatisierungsvorhaben. Abschließend kann ich sagen, dass sich die investierte Zeit in dieses Projekt mehr als gelohnt hat. Das automatisierte Synchronisieren spart nicht nur Nerven und Zeit, sondern macht den Alltag ein Stück einfacher und produktiver – genau das, was sich viele von Softwarelösungen erhoffen.
