Wie eine nationale Enzyklopädie mit Open-Source-Technologie chaotische Arbeitsabläufe revolutionierte

In der heutigen digitalen Welt sind effiziente Arbeitsabläufe für Organisationen, die umfangreiche Wissensbestände pflegen, unverzichtbar. Besonders nationale Enzyklopädien, die eine enorme Menge an Inhalten in mehreren Sprachen managen müssen, stehen vor der Herausforderung, ihren Veröffentlichungsprozess, die Zusammenarbeit zwischen Teams und die Einhaltung von Richtlinien effizient zu gestalten. Die historische Schweizer Enzyklopädie war eines der Projekte, das mit veralteten Systemen und komplexen, langsamen Workflows zu kämpfen hatte. Die Lösung fand sie in der Implementierung einer Open-Source-Plattform namens XWiki, die ihre Arbeitsweise grundlegend veränderte und modernisierte.Zu Beginn war die Situation bei der Historischen Lexikothek der Schweiz (HLS) durch starre, schwerfällige Systeme geprägt, die weder den Anforderungen an Multilingualität noch an schnellen und flexiblen Content-Management-Prozesse gerecht wurden.

Traditionelle Tools und Software erschwerten es den Teams, nahtlos zusammenzuarbeiten, was einerseits die Produktivität hemmte und andererseits das Risiko von Fehlern, Insellösungen sowie mangelhafte Nachvollziehbarkeit bei Änderungen erhöhte. Zudem erschwerten unflexible Systeme die Anpassung an gesetzliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben.Die Umstellung auf XWiki bot den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche Inhalte und deren Übersetzungen nun auf kontrollierten und nachvollziehbaren Workflows basieren. Diese Strukturierung sorgt dafür, dass jede Änderung, jede Freigabe und jeder Zustand einer Seite transparent dokumentiert werden. Das bringt nicht nur Sicherheit und Verlässlichkeit in den Arbeitsprozess, sondern unterstützt gleichzeitig die Einhaltung strengster Compliance-Anforderungen, die Organisationen mit sensiblen oder regulierten Inhalten erfüllen müssen.

Ein weiterer Vorteil dieser Open-Source-Plattform liegt in der zentralisierten Zusammenarbeit. Verteilte Teams können gleichzeitig auf einer einheitlichen Plattform arbeiten, in der Rollen, Berechtigungen und Versionierungen genau definiert und verwaltet werden. So behält jede Person stets den Überblick über aktuelle Inhalte, kann Bearbeitungen nachvollziehen und gezielt auf seine Zuständigkeiten fokussieren. Die Zusammenarbeit wird so nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und sicherer.Die Herausforderung der mehrsprachigen Veröffentlichung ist bei der HLS besonders komplex, da jede Version in mehreren Sprachen konsistent und synchron gehalten werden muss.

XWiki unterstützt dabei durch den Einsatz strukturierter Templates, die eine standardisierte Erstellung und Pflege von Inhalten ermöglichen. Dadurch sind alle Sprachversionen stets ausgerichtet, was Inkonsistenzen reduziert und den Übersetzungsprozess optimiert. Gleichzeitig erlaubt die Plattform die einfache Integration neuer Sprachen, was die Skalierbarkeit für zukünftige Erweiterungen sicherstellt.Auch die Benutzerfreundlichkeit der Plattform ist ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz bei den Anwendern. Mit intelligenten Filtern und einer klar gestalteten Benutzeroberfläche unterstützt XWiki die schnelle und zielgerichtete Suche nach Wissen.

Mitarbeiter können benötigte Informationen innerhalb kürzester Zeit finden, was den Tagesablauf erheblich erleichtert und die Produktivität steigert.Neben diesen funktionalen Verbesserungen ist die Wahl einer Open-Source-Lösung für die HLS auch aus wirtschaftlicher und strategischer Perspektive von Bedeutung. Open-Source-Technologien bieten Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und eine aktive Community, die kontinuierlich neue Funktionen entwickelt und Sicherheitslücken schließt. Die Organisation profitiert so von neuesten Innovationen ohne die Abhängigkeit von einem einzelnen Softwareanbieter, was langfristig Wettbewerbsvorteile schafft.Der Transformationsprozess von der alten zur neuen Lösung war auch mit Herausforderungen verbunden.

Die Migration umfangreicher Datenbestände, die Schulung von Mitarbeitenden und die Anpassung der internen Prozesse erforderten sorgfältige Planung und schrittweises Vorgehen. Doch die gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungswerte zeigen, dass eine umfassende Modernisierung solcher komplexer Systeme möglich ist, wenn die richtigen Technologien und Methoden eingesetzt werden.Ein wichtiges Learning war zudem, dass Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in der digitalen Wissensverwaltung heute unerlässlich sind. Systeme müssen nicht nur für die aktuellen Anforderungen optimiert sein, sondern auch zukünftige Entwicklungen, wie neue Publikationskanäle oder erweiterte Funktionalitäten, unterstützen. Die Open-Source-Plattform ermöglicht genau dies durch modulare Erweiterungen und eine offene Architektur.

Für andere Organisationen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, bietet das Beispiel der HLS wertvolle Anregungen. Der Einsatz moderner, quelloffener Software, die Integration kontrollierter Workflows und die Förderung der Zusammenarbeit über Team- und Sprachgrenzen hinweg können die Grundlage für eine zukunftssichere Digitalisierung bilden. Dabei gilt es, stets auch die menschliche Komponente und die Bedürfnisse der Nutzer im Blick zu behalten, denn nur so gelingt eine nachhaltige und erfolgreiche Transformation.Insgesamt zeigt das Beispiel der nationalen Enzyklopädie, dass Open-Source-Technologien nicht nur kosteneffiziente Alternativen bieten, sondern auch in der Lage sind, komplexe Arbeitsabläufe messbar zu verbessern. Durch bessere Kollaboration, strukturierte und nachvollziehbare Prozesse sowie benutzerfreundliche Oberflächen wird der gesamte Produktionszyklus digitaler Inhalte optimiert.

Nationale Wissensbestände profitieren so von gesteigerter Effizienz, höherer Qualität und mehr Flexibilität – Faktoren, die im digitalen Zeitalter von entscheidender Bedeutung sind.