In der heutigen Arbeitswelt ist es eine große Herausforderung für Führungskräfte, Mitarbeiter zu managen, die äußerlich kooperativ wirken, aber tatsächlich ihre Aufgaben nicht zuverlässig erfüllen. Solche Teammitglieder begegnen Anweisungen mit Zustimmung, nehmen an Meetings teil und antworten höflich, doch bei der Umsetzung lassen sie immer wieder enttäuschende Resultate zurück. Dieses Phänomen belastet das Teamklima, zieht weitere Probleme nach sich und stellt Manager vor schwierige Entscheidungen. Doch wie geht man professionell mit einem Mitarbeiter um, der zwar mitarbeitet, aber nie liefert? Zuerst gilt es, die Ursachen für dieses Verhalten zu verstehen. Ein langjähriger Mitarbeiter, der plötzlich seine Leistungseinbußen zeigt, signalisiert oft ein tieferliegendes Problem.
Burnout ist eine häufige Erklärung. Die anhaltende Leistungsverweigerung kann ein Ausdruck von Erschöpfung sein, die durch persönlichen Stress, Überlastung oder fehlende Anerkennung ausgelöst wurde. Gerade wenn solche Kollegen jahrelang engagiert gearbeitet haben und nun „einbrechen“, sollten Führungskräfte diese Alarmzeichen ernst nehmen. In solchen Fällen empfiehlt es sich, das Gespräch offensiv und empathisch zu suchen, ohne den Betroffenen unter Druck zu setzen. Die Frage nach dem Wohlbefinden und möglichen persönlichen Problemen kann den Weg für eine konstruktive Zusammenarbeit ebnen.
Darüber hinaus spielen oft Motivationsprobleme eine Rolle. Wenn ein Mitarbeiter keine Perspektiven mehr sieht, etwa weil Karrierechancen fehlen oder Gehaltsanpassungen ausbleiben, schwindet die Eigenmotivation. Dies ist besonders relevant, wenn die Organisationsstruktur flach ist und kaum Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bestehen. In diesem Szenario kündigt sich häufig ein Stillstand an, bei dem die Betroffenen ihre Pflicht zwar erfüllen, aber nicht mehr engagiert oder qualitativ hochwertig arbeiten. Auch das Gefühl, nicht ausreichend gewürdigt zu werden, oder mangelnde Identifikation mit den Zielen des Unternehmens können die Produktivität erheblich beeinträchtigen.
Eine weitere Erklärung kann eine mangelnde Herausforderung sein. Mitarbeiter, die zu lange in ähnlichen Aufgaben „verharren“ und nicht gefordert werden, neigen dazu, in Passivität oder „Corona-Modus“ zu verfallen – sie arbeiten zwar, aber ihr Output bleibt unbefriedigend. Hier ist es Aufgabe der Führungskraft, neue Impulse zu geben und die Mitarbeiter mit interessanten Projekten oder Verantwortung zu motivieren. Wenn die Ursachen ergründet sind, folgen konkrete Maßnahmen. Ein offenes, wertschätzendes Vier-Augen-Gespräch ist ein geeigneter Startpunkt, um die Lage zu klären, Erwartungen zu definieren und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen.
Dabei ist wichtig, klare Feedbackmechanismen einzuführen und konkrete Ziele gemeinsam zu formulieren. So kann einerseits die Verantwortung beim Mitarbeiter gestärkt werden, andererseits bleibt das Management auf dem Laufenden, ob Fortschritte erzielt werden. Eine wirksame Strategie ist die Einführung eines sogenannten Performance Improvement Plans (PIP). Diese strukturierte Maßnahme zielt darauf ab, Leistungsdefizite transparent zu machen und auf definierte Zeiträume gezielte Verbesserungen zu begleiten. Dabei werden messbare Ziele, Deadlines und regelmäßige Feedbackgespräche vereinbart.
Ein PIP darf keinesfalls als Drohung eingesetzt werden, sondern sollte als echte Chance betrachtet werden, wieder auf Kurs zu kommen. Gleichzeitig ist es ein wichtiges Instrument, um gegebenenfalls frühzeitig dokumentierte Gründe für personalrechtliche Entscheidungen zu haben. Sollte das Gespräch über Ursachen und PIP keine positive Veränderung bringen, ist abzuklären, wie mit dem Mitarbeiter im besten Interesse des Teams und des Unternehmens weiter verfahren werden kann. Eine Möglichkeit ist, die Arbeitslast zu reduzieren, indem man den Mitarbeiter auf weniger komplexe oder administrative Aufgaben umstellt, um Druck zu mindern und Perspektiven für eine Erholung zu schaffen. Es kann auch sinnvoll sein, externe Coachings oder Mentoring anzubieten, um neue Motivation und Fähigkeiten zu fördern.
Manchmal ist es jedoch unumgänglich, die Zusammenarbeit zu beenden. Obwohl dies häufig als letzter Schritt gilt, ist es wichtig, klar definierte Kriterien zu haben, wann eine Trennung gerechtfertigt ist. In diesem Zusammenhang ist die enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung entscheidend, um einen fairen, transparenten Prozess zu gewährleisten und gleichzeitig die Rechtssicherheit zu wahren. Ein oft diskutierter Punkt ist die Frage, wie viel man einem langjährigen Mitarbeiter zugestehen sollte. Loyalität und jahrelange Betriebszugehörigkeit schaffen eine besondere Verantwortung auf Seiten des Arbeitgebers.
Doch das darf nicht dazu führen, dass ein einzelner Leistungsverweigerer das Team dauerhaft belastet und die Gesamtproduktivität gefährdet. Eine ausgewogene Balance zwischen Fürsorge und klaren Erwartungen ist daher essenziell. Zur Vermeidung solcher Situationen empfehlen Experten vorbeugende Maßnahmen. Regelmäßige Feedbackrunden, transparente Zielvereinbarungen und offene Kommunikation stärken das Vertrauen zwischen Führungskraft und Mitarbeitern. Auch das Etablieren einer Unternehmenskultur, die Engagement anerkennt und fördert, beugt Frustration und Resignation vor.
Wer als Manager sensibel auf Veränderungen im Verhalten der Teammitglieder achtet, kann frühzeitig einschreiten und im Dialog Lösungswege finden. Zudem sollte der Umgang mit solchen Herausforderungen als Teil der Führungskompetenz betrachtet werden. Jeder Mitarbeiter durchläuft Phasen, in denen Leistung schwankt – das ist menschlich und kann vielfältige Gründe haben. Eine gute Führungskraft erkennt den Unterschied zwischen temporärer Schwäche und dauerhafter Leistungsverweigerung und reagiert professionell und mit Fingerspitzengefühl. Nicht zuletzt spielt auch das Umfeld eine Rolle.
Bürokratische Hürden, ineffiziente Prozesse oder mangelnde Innovationsförderung können selbst hoch engagierte Mitarbeiter demotivieren. Es lohnt sich daher, auch die eigene Organisationskultur regelmäßig zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Umgang mit einem Mitarbeiter, der zwar zustimmt, aber nicht liefert, eine große Herausforderung darstellt. Es bedarf einer Kombination aus Empathie, klarer Kommunikation und professionellem Performance Management. Bei allem Verständnis für persönliche Umstände muss auch die Gesamtleistung und das Wohl des Teams im Blick behalten werden.
Durch frühzeitiges Erkennen von Problemen, offene Gespräche und strukturierte Entwicklungsmaßnahmen können viele Situationen entschärft und oft sogar in eine positive Richtung gelenkt werden. Bleiben Prozesse und Erwartungen transparent und die Führung konsequent, lassen sich sowohl Mitarbeiterbindung als auch Produktivität verbessern. Dies ist eine verantwortungsvolle Aufgabe – für die es weder einfache noch kurzfristige Lösungen gibt, sondern langfristiges Engagement und Fingerspitzengefühl. Nur so kann das Gleichgewicht zwischen Fürsorge und Leistung innerhalb des Unternehmens gewahrt bleiben und nachhaltiger Erfolg sichergestellt werden.
