Die Office of Personnel Management (OPM) gilt als das Herzstück der Personalverwaltung für die US-Bundesbehörden. Mit einer Verantwortlichkeit für über zwei Millionen zivile Bundesangestellte ist diese Agentur von immenser Bedeutung für das Funktionieren des öffentlichen Dienstes. Doch die Realität zeigt sich zunehmend als komplex und öfters problematisch – insbesondere in Bezug auf veraltete und fragmentierte IT-Systeme für das Personalwesen. Die technischen Defizite führen zu weitreichenden Folgen: Lohnabrechnungsfehler, Probleme bei der Leistungsverwaltung und eine steigende manuelle Belastung für das Personal. Vor dem Hintergrund strikter Präsidialanordnungen und einer umfassenden Reformagenda steht die OPM unter enormem Druck, schnell zu handeln und ihr HR-Management zu modernisieren.
In diesem kritischen Moment fiel die Entscheidung auf Workday, einem führenden Anbieter von Cloud-basierten HR-Lösungen, der ohne Ausschreibungsverfahren einen einjährigen Vertrag zugesprochen bekam. Die Begründung basierte auf der Dringlichkeit und dem Wunsch, die Reformen fristgerecht umzusetzen. Die Entscheidung, auf ein No-Bid-Verfahren zurückzugreifen, ist im Regierungs- und Beschaffungsumfeld keineswegs unumstritten. Normalerweise gilt eine wettbewerbliche Ausschreibung als Standard, um Fairness und beste Bedingungen zu gewährleisten. Doch OPM argumentierte, dass ein offener Wettbewerb den Implementierungszeitraum um sechs bis neun Monate verzögern würde.
Eine solche Verzögerung wäre nicht nur ein Fatale Schlag für die Einhaltung der von der Trump-Administration vorgegebenen Arbeits- und Einstellungsreformen gewesen, sondern hätte auch direkte Auswirkungen auf die Hunderttausenden von Mitarbeitern mit Fehlfunktionen in der Bezahlung und den Sozialleistungen gehabt. Workday verfügte über eine relevante Projekthistorie, insbesondere mit Bundesbehörden wie dem Energieministerium (DoE) und namhaften privaten Unternehmen, was dem Anbieter laut Erklärung Vorrang vor Wettbewerbern wie Dayforce sicherte. Dennoch wirft die Wahl von Workday auch Fragen auf, insbesondere unter Berücksichtigung der Schwierigkeiten, die der Softwareanbieter in der Vergangenheit mit staatlichen Kunden erlebt hat. So gestaltet sich etwa die Zusammenarbeit mit den Bundesstaaten Iowa und Maine als belastet. In Iowa wurde der Vertrag zur finanziellen Verwaltung vorzeitig beendet, nachdem die Lösung nicht fristgerecht implementiert wurde.
Maine klagte öffentlich gegen mangelnde Verantwortungsübernahme seitens Workday wegen mehrfacher fehlgeschlagener Systemstarts. Diese Fälle zeigen die Herausforderungen bei der Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen und stellen die Robustheit von Workdays Portfolio im öffentlichen Sektor infrage. Dennoch blieb Workday optimistisch und unterstrich, dass diese Zwischenfälle eher Ausnahmen darstellen und zahlreiche andere Implementierungen erfolgreich verliefen. Die aktuelle Verpflichtung gegenüber OPM ist im Vergleich zu früheren staatlichen Großprojekten mit einem Wert von rund 342.200 US-Dollar verhältnismäßig klein.
Dies weckt Spekulationen darüber, ob es sich um einen Pilot oder eine Zwischenlösung handelt. OPM führte an, allein die Kosten für manuelle Personalprozesse lägen bei über 600.000 US-Dollar jährlich, was eine effektive Digitalisierung und Automatisierung dringend erforderlich macht. Durch den Einsatz von Workday erhofft sich die Behörde eine Reduktion der HR-Kosten um mehr als 70 Prozent. Parallel zum Personalmanagement-Engpass steht OPM auch unter politischem Druck.
Das sogenannte DOGE-Programm, eine von Elon Musk unterstützte Initiative unter der Trump-Regierung, zielt darauf ab, die Bundesverwaltung zu schrumpfen, Personal einzusparen und Programme zur Förderung von Diversität und Gleichstellung zurückzufahren. Diese Vorgaben erzeugen eine zusätzliche Erwartungshaltung an die OPM, Personalbestände zu erhöhen, zu reduzieren oder neu zu strukturieren – alles mit Hilfe digitaler Werkzeuge, die das aktuelle System nicht bereitstellen kann. Die Dringlichkeit für eine schnelle, zuverlässige HR-Lösung zeigt sich somit nicht nur in organisatorischer und technischer Hinsicht, sondern auch im politischen Klima und den strategischen Zielen der Regierung. Überraschenderweise wurde der mit Workday geschlossene Vertrag nur kurz nach der Bekanntgabe wieder aufgehoben. Die offizielle Beendigung erfolgte mit dem Vermerk „termination for convenience“, was keine näheren Angaben zu den Gründen liefert.
Ob diese Entscheidung mit Kosteneinsparungen, neuen politischen Prioritäten oder technischen Zweifeln zu tun hat, bleibt offengelegt. Weder Workday noch OPM gaben zu diesem zurückgezogenen Vorhaben weitere Auskünfte. Diese plötzliche Kehrtwende wirft Fragen zur Zuverlässigkeit und Planungssicherheit im Umgang mit wichtigen Bundesprojekten auf. Ein solcher Schritt könnte sich negativ auf die Modernisierungsbestrebungen auswirken und die Verwaltung wiederum in eine Phase der Unsicherheit versetzen. Trotz dieser Rücknahme bekräftigte Workday seine Verpflichtung, bei zukünftigen HR-Modernisierungen auf Bundesebene unterstützend tätig zu sein.
Die OPM kündigte unterdessen an, nach Ablauf des Vertrages eine reguläre Ausschreibung durchführen zu wollen – was möglicherweise zum Wettbewerb zwischen verschiedenen Anbietern führen könnte und den gesamten HR-Systemverbund erneut auf den Prüfstand stellt. Der Fall Workday bei der OPM steht exemplarisch für die Herausforderungen bei der Modernisierung öffentlicher IT-Infrastrukturen in den USA. Trotz des immensen Bedarfs an effizienteren, integrierten Lösungen zeigt sich, dass politische Zwänge, Zeitvorgaben und komplexe Verwaltungsstrukturen oft einen reibungslosen Projektverlauf erschweren. Gleichzeitig macht das Beispiel deutlich, wie wichtig Transparenz und Wettbewerbsverfahren für staatliche Auftragsvergaben sind, um Nachhaltigkeit, Qualität und Fairness zu gewährleisten. Die Entwicklungen um die OPM und Workday sind somit nicht nur eine Erfolgs- oder Misserfolgsgeschichte einzelner Partner, sondern spiegeln breitere, systemische Herausforderungen wider, die bei der Digitalisierung öffentlicher Verwaltungskonjunkturen angegangen werden müssen.
Die Zukunft der modernen Bundesverwaltung hängt maßgeblich davon ab, wie solche Projekte künftig besser geplant, ausgeführt und überwacht werden. Ein transparenterer und wettbewerblicher Ansatz könnte helfen, Vertrauen sowohl bei den Behörden als auch der Öffentlichkeit zurückzugewinnen und die umfangreichen Digitalprojekte zügiger sowie nachhaltiger zum Erfolg zu führen. Bis dahin bleibt die Situation rund um die OPM, Workday und die Veränderungen im US-Bundespersonalwesen eine spannende Beobachtung – die zeigt, wie eng technologische, politische und organisatorische Faktoren in großen Systemen miteinander verknüpft sind.
